La C.-B. et l'Alberta partagent leurs connaissances

Observer l'évolution de la publication de l'information sur la performance au Canada c'est comme regarder un gâteau cuire dans le four. Tous les ingrédients y sont pour produire un excellent gâteau. On voit la transformation de la pâte jusqu'à un état de perfection. Mais en cours de cuisson, on ne voudra certainement pas retirer le plat du four et servir le gâteau comme produit fini.

Depuis une dizaine d'années, les Administrations canadiennes déploient des efforts pour améliorer leurs rapports publics sur la performance. Comme la CCAF-FCVI le démontre dans Utilisateurs et utilisations. Vers la production et l'utilisation d'une meilleure information sur la performance. Points de vue et solutions, son tout récent rapport de recherche, beaucoup de progrès ont été réalisés, et il reste encore beaucoup à accomplir.

Un élément important de l'évolution de la présentation de l'information sur la performance est le rôle que joue la fonction de vérification à l'égard des rapports sur la performance. Les vérificateurs généraux de l'Alberta et de la Colombie-Britannique s'avèrent des chefs de file dans l'exploration de la façon dont les bureaux de vérification législative peuvent inciter les gouvernements à produire des rapports de performance des plus utiles.

La CCAF-FCVI a discuté de la question avec Susan Jennings, vérificatrice générale adjointe au Bureau du vérificateur général de la Colombie-Britannique, et Ronda White, vérificatrice générale adjointe au Bureau du vérificateur général de l'Alberta.

CCAF-FCVI : Premièrement, quel rôle chacun de vos bureaux joue-t-il dans la présentation de l'information sur la performance ?

Ronda White :
Entre autres, le Vérificateur général de l'Alberta produit des rapports de vérification portant sur les mesures de performance utilisées par le gouvernement et sur celles des 24 ministères selon les mesures publiées dans leurs rapports annuels.

Au cours des dernières années, nous avons également étudié la qualité des rapports annuels du ministère et leur conformité aux normes établies par le ministère des Finances dans les Ministry Annual Report Standards. Les rapports annuels du ministère sont examinés par le comité des comptes publics et nous avons noté au cours des dernières années une tendance croissante à discuter le sujet des mesures non financières de la performance.

Puisque la qualité d'un rapport ministériel sur la performance dépend principalement de la qualité du plan qui le sous-tend, nous examinons aussi les plans d'activités du ministère. Nous avons vérifié les plans d'activités pour déterminer s'ils sont conformes aux normes établies par le ministère des Finances dans les Ministry Business Plan Standards et s'ils intègrent de bonnes pratiques.

Susan Jennings :
En Colombie-Britannique, nous effectuons une évaluation annuelle de la qualité de la présentation de l'information sur la performance du gouvernement. Cependant, nous ne produisons pas, à l'intention des utilisateurs, une assurance indépendante sur la pertinence ou la fiabilité de l'information publiée dans ces rapports.

CCAF-FCVI : Quelle est la raison justifiant la vérification de l'information sur la performance par les bureaux de vérification législative ?

Susan Jennings :
Pour les utilisateurs d'un rapport sur la performance, il existe quatre niveaux d'assurance au sujet de la fiabilité de l'information :

• Au niveau le plus bas, l'utilisateur assume tout simplement que l'information est valable.
• Au 2^e niveau, un individu, comme le ministre affirme que l'information est fiable.
• Au 3^e niveau, le ou les producteurs décrivent comment l'information a été obtenue – donc pourquoi elle est fiable.
• Au niveau le plus élevé, une tierce partie produit une assurance indépendante.

En C.-B., la plupart des rapports annuels se classent dans le 1^er ou 2^e niveau. Nous estimons que l'obtention d'une déclaration de fiabilité, produite par une tierce partie, assure les utilisateurs des rapports sur la performance qu'ils peuvent se fier à l'information présentée pour décider si la performance est acceptable ou non. Sans une telle déclaration de fiabilité ou expression d'assurance, les discussions sur la performance seront toujours limitées par les doutes qu'ont les utilisateurs sur la fidélité avec laquelle l'information publiée présente la situation actuelle.

Ronda White :
Les vérificateurs peuvent contribuer à renforcer la crédibilité de l'information sur la performance. La plupart du temps, les lecteurs de rapports annuels n'ont pas accès aux informations qui sous-tendent la préparation des rapports sur la performance, ou bien ils n'ont pas le temps, les ressources ou la perspective nécessaire pour vérifier leur exactitude. Pour rehausser le niveau de crédibilité de l'information sur la performance, les vérificateurs ont quatre moyens à leur disposition, et comme le dit Susan, ils peuvent fournir l'assurance d'une tierce partie.

Nous pouvons :

• Appliquer aux mesures des procédures spécifiques de vérification.
• Fournir un niveau modéré d'assurance, c'est-à-dire répondre à la question : L'information sur la performance est-elle plausible?
• Fournir un niveau élevé d'assurance, c'est-à-dire confirmer si les mesures sont fiables, exhaustives, comparables et compréhensibles.
• Fournir le niveau le plus élevé d'assurance sur les mesures utilisées et leur pertinence, et émettre une opinion sur la quantité de ces dernières.
Je suis convaincue que l'utilisation des rapports sur la performance augmentera avec leur niveau de crédibilité.

Ronda White
a travaillé pour deux cabinets d'experts-comptables avant de se joindre au Bureau du vérificateur général de l'Alberta en 1997. Promue vérificatrice générale adjointe en 2003, elle est actuellement responsable de la fourniture de services de vérification et de consultation aux ministères suivants : Conseil exécutif, Emploi et Ressources humaines, Développement des communautés, Justice et Procureur général, Aînés et Soutien à la communauté, et Solliciteur général et Sécurité publique. Ronda est également responsable de la gestion pangouvernementale des ressources humaines, de la planification des activités et des rapports de vérification de la performance. Elle détient le titre de comptable agréé ainsi qu'un baccalauréat de commerce de l'Université de l'Alberta.

Susan Jennings s'est jointe au Bureau du vérificateur général de la
C.-B. en 1991 après plusieurs années comme conseillère en gestion au ministère de la Défense nationale. Elle s'est spécialisée dans les domaines de la reddition de comptes, de la gestion de la performance et de la présentation de l'information sur la performance dans le secteur public. Comme rédactrice principale des rapports du Bureau portant sur l'amélioration de la reddition de comptes en matière de performance, elle contribue à l'élaboration d'un cadre référentiel pour les rapports que présente le gouvernement à l'Assemblée législative.

M^me Jennings siège au groupe national de vérificateurs législatifs chargés d'élaborer des principes et pratiques pour la présentation et la vérification de l'information sur la performance non financière. Titulaire d'un baccalauréat en art de l'Université Carleton, elle possède
le titre de CMC décerné par
l'Institut des Conseillers en Management du Canada.

CCAF-FCVI : Où votre bureau se situe-t-il au chapitre de l'expression d'une assurance sur l'information sur la performance ?

Ronda White:
En 1995, le Vérificateur général de l'Alberta a adopté une approche progressive relativement à la fourniture d'assurance sur les mesures de la performance. En 1995 et 1996, nous avons appliqué trois procédures de base pour faire rapport sur la fiabilité de l'information concernant les mesures de la performance incluses dans les rapports annuels gouvernementaux. En 1997, nous avons effectué une évaluation préliminaire des systèmes de contrôle que nous n'avons pas incluse dans notre rapport. En 2000, nous avons élargi nos procédures pour y inclure l'évaluation de trois aspects des rapports sur la performance : la comparabilité, la fiabilité des systèmes de contrôle, et la compréhensibilité.

Le présent rapport examine la fiabilité, la comparabilité et la compréhensibilité des mesures de performance utilisées dans les plans d'activités. Nous n'émettons pas d'opinion sur la pertinence et sur le nombre des mesures, c'est-à-dire que nous ne déterminons pas s'ils elles sont suffisantes pour évaluer la performance du ministère par rapport à l'atteinte de ses objectifs.

Nous avons également effectué des vérifications des systèmes de « gestion par résultats » de plusieurs ministères, notamment sur le plan de la planification des activités, des mesures de la performance et des ressources humaines. Nous avons aussi entrepris l'exercice complexe de formuler dans ce travail nos observations sur la pertinence et le nombre de ces mesures par rapport aux objectifs énoncés dans le plan d'activités.

Susan Jennings:
Voilà plusieurs années, la Colombie-Britannique a adopté un ensemble de principes pour guider la présentation de l'information, lesquels découlent d'une entente convenue entre le gouvernement, les législateurs et le vérificateur général. Comme nous l'avons mentionné dans notre tout dernier rapport, avant de pouvoir produire une déclaration de fiabilité sur tous les rapports du gouvernement, il faudra que les rapports annuels soient rédigés conformément aux principes de présentation de l'information adoptés par la C.-B., et que les organisations fournissent des éléments probants confirmant l'existence d'un système rigoureux de collecte d'information sur la performance. Malheureusement, nous sommes encore loin de ce stade.

C'est le cas non seulement au niveau de chacune des organisations gouvernementales, mais également à l'échelle de l'ensemble du gouvernement. Nous avons utilisé notre évaluation des rapports de 2004-2005 pour commencer à nous concentrer sur le genre d'informations qui serait requis pour permettre aux lecteurs de déterminer si le gouvernement respecte bel et bien ses grandes priorités stratégiques.

Il y a certains cas de réussite au niveau des organisations. À notre avis par exemple, le Workers' Compensation Board de la C.-B. a produit un rapport de performance qui présente fidèlement la situation actuelle, et ce, conformément aux principes de présentation de l'information de la C.-B., et nous l'avons dit. Plusieurs autres organismes d'État s'approchent de ce standard, et encore une fois, nous avons souligné ces efforts.

CCAF-FCVI : Avec quelles contraintes vos bureaux doivent-ils composer pour fournir une assurance sur l'information sur la performance ?

Ronda White:
Nous avons constaté que la vérification des mesures de performance est plus complexe que ne le pensions et qu'elle exige plus de temps que prévu. Les mesures et les objectifs évoluent, les mesures correspondent à différentes périodes et découlent souvent de systèmes complexes et uniques qui, en règle générale, ne font pas l'objet de vérification. L'évaluation de la pertinence et du nombre des mesures utilisées est une tâche complexe.

Susan Jennings:
Il s'agit toujours d'un nouveau domaine, et nous avons encore beaucoup à apprendre. Nous essayons de décider du niveau d'assurance à fournir : est-ce que nous devrions évaluer tous les rapports annuels, examiner tout le rapport ou seulement certaines parties de celui-ci, ou encore, nous prononcer sur la pertinence ou l'exactitude de l'information présentée ?

CCAF-FCVI : En quoi consistent les étapes suivantes ?

Ronda White:
Le BVG de l'Alberta évalue actuellement où le gouvernement se situe à l'égard de la mesure de la performance et de la présentation de cette information, et quel niveau d'assurance est requis. Nous nous posons le même genre de questions que la C.-B. : L'information présentée sur la performance est-elle utilisée, et les utilisateurs ont-ils besoin d'obtenir une assurance ? Si oui, quel niveau d'assurance est-il requis ? Devrions-nous évaluer la pertinence et la suffisance de l'information présentée ? Si oui, comment procéder et à quel moment ? Devons-nous fournir une assurance sur tous les rapports de performance et sur toute l'information qu'ils contiennent ? Quel est le rapport coût-avantage – aussi bien pour le producteur de l'information que pour l'utilisateur de celle-ci – de fournir une assurance sur l'information publiée sur la performance ? Nous revoyons aussi notre approche en ce qui concerne la vérification des mesures de la performance afin de mettre au point des méthodes de travail plus efficaces dans ce domaine.

Une question primordiale consiste à déterminer qui sont les utilisateurs de l'information et quel niveau d'assurance ceux-ci ont-ils besoin d'obtenir ?

Susan Jennings:
Nous avons recommandé que le respect des principes de présentation de l'information soit une exigence législative pour toutes les organisations gouvernementales. Il s'agit là d'une étape importante vers l'amélioration de la présentation de l'information sur la performance.

Mais nous sommes également conscients du fait que ces rapports sont aussi produits pour des utilisateurs autres que les hauts-fonctionnaires, notamment pour les législateurs et le public. Nous avons l'intention maintenant d'évaluer l'utilisation que font les législateurs de ces rapports sur la performance afin de déterminer si la présentation de l'information répond à leurs besoins et de voir comment on pourrait y apporter des améliorations.

Nous sommes heureux de participer au Programme Sloan de la CCAF-FCVI . Cela nous permettra de voir comment nous pouvons favoriser l'amélioration de la présentation de l'information sur la performance et accroître l'utilisation de ces rapports en Colombie-Britannique.