Des préoccupations communes allument une discussion sur la vérification interne

Le 11 mai 2005

DES PRÉOCCUPATIONS COMMUNES ALLUMENT UNE DISCUSSION SUR LA VÉRIFICATION INTERNE

En octobre 2004, les chefs de la vérification interne des administrations provinciales et territoriales au Canada ont assisté au Forum national mis sur pied à leur intention, tenu à Victoria, en Colombie-Britannique. Les discussions ont essentiellement porté sur les questions stratégiques et opérationnelles qui influent sur la capacité de la vérification interne de contribuer à l'amélioration de la gouverne et de la reddition de comptes dans le secteur public.

Bernie Lodge
Directeur des services de vérification interne
Ministère des Finances du Nunavut

Bernie Lodge assure la direction des services de vérification interne au gouvernement du Nunavut. Son bureau dispense des services d'assurance/certification et de consultation pour l'ensemble du gouvernement et ses organismes.

M. Lodge possède 25 années d'expérience en vérification dans le secteur public, dont 20 en vérification interne. Son expérience en vérification a été acquise dans divers secteurs d'activité, dont les administrations fédérale et territoriales, et dans l'arène internationale. Il a participé à la mise en œuvre d'un modèle de vérification décentralisée au sein d'un ministère fédéral, et a mis sur pied des fonctions de vérification interne au sein des gouvernements de la République de Guyana et d'un territoire canadien.

En plus des vérifications financières et des examens du respect du souci accordé aux principes d'efficience et d'efficacité, M. Lodge a aussi effectué des vérifications portant sur des questions comme les infrastructures essentielles, l'affectation des ressources pendant une division du service public d'électricité, l'évaluation de la politique du code de conduite, l'éthique et la sécurité, et l'évaluation de la performance ministérielle.

Son expérience lui a montré que les contrôles liés au comportement s'avèrent tout aussi importants que les contrôles dits traditionnels, et qu'il importe de trouver le juste milieu entre ces deux types de contrôles. Le fait que l'environnement dans lequel les organisations exercent leur travail soit fluide et en constante évolution pose un défi. Pour améliorer la gouverne et la reddition de comptes dans le secteur public, il faut absolument trouver cet équilibre.

Au terme du forum, nous avons demandé à Bernie Lodge de résumer certains des principaux thèmes des discussions du forum.

L'INFORMATEUR : Le forum a porté sur les pratiques exemplaires en matière de vérification interne. Comment avez-vous abordé ce thème, et quelles pratiques exemplaires avez-vous pu cerner ?

Bernie Lodge : Nous nous sommes penchés sur les résultats de deux vérifications législatives effectuées au sujet des fonctions de vérification interne; elles ont constitué une sorte de fenêtre pour cerner les pratiques exemplaires. Le Vérificateur général de la Colombie-Britannique venait tout juste de passer en revue la fonction de vérification interne au sein des autorités en matière de santé, et le Bureau du vérificateur général du Canada, lui, achevait sa vérification de la fonction de vérification interne dans les ministères et organismes fédéraux.

Au cours de la revue effectuée en C.-B., le BVG avait effectué une recherche exhaustive afin de connaître quelles sont les pratiques exemplaires, et les attentes des divers secteurs et associations professionnelles, en matière de vérification interne. Dans le rapport définitif, il cerne les pratiques exemplaires liées à plusieurs questions, dont les rôles, responsabilités et pouvoirs de la fonction de vérification interne, ainsi que la surveillance de la vérification interne par le conseil; le ressourcement de la fonction de vérification interne; la planification des activités de la vérification interne; les processus de vérification; et l'évaluation de la performance de la vérification interne.

Quant au travail de vérification entrepris au fédéral, le BVG du Canada visait à évaluer la mesure dans laquelle six groupes de vérification interne avaient respecté les normes professionnelles et s'étaient conformés à la Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor. Ce travail lui a permis de déterminer plusieurs facteurs importants qui, lorsque mis en œuvre, pourraient exercer une influence positive sur la qualité de la vérification interne dans l'ensemble du gouvernement :

un appui évident de la part de la haute direction;
des comités de vérification comprenant des membres externes indépendants de la direction;
une stratégie des ressources humaines claire qui vise à renforcer la fonction de vérification interne;
l'accent sur les services de vérification plutôt que sur ceux de consultation; et,
une stratégie visant à garantir une couverture et une capacité de vérification adéquates dans les petites entités.

Ces rapports ont suscité chez les participants du forum une discussion sur les changements à apporter à la fonction de vérification interne au fédéral; le rôle et la composition des comités de vérification; et l'indépendance de la fonction de vérification interne. À la fin de la séance, tous se sont entendus pour reconnaître qu'il faudra effectuer plus de recherche si l'on veut déterminer les circonstances et facteurs idéaux qui soutiendront l'indépendance de la fonction de vérification interne dans un contexte gouvernemental.

L'INFORMATEUR : Vous avez aussi discuté de la question des normes s'appliquant à la fonction de vérification interne dans l'administration publique.

Bernie Lodge : Tous les groupes de vérification interne des administrations provinciales/territoriales favorisent le respect des Normes de l'Institute of Internal Auditors (ci-après appelé IIA). Nous avons aussi discuté de la question à savoir si le Canada devrait ou non élaborer ses propres normes pour régir la vérification interne. Cependant, certains ont soulevé le défi que constitue le fait d'avoir plusieurs paliers de gouvernement au Canada – fédéral, provincial/territorial, municipal –, et nous nous sommes demandé aussi si le Canada possède réellement une organisation pouvant servir d'organisme de normalisation.

L'INFORMATEUR : Les liens hiérarchiques varient entre provinces/territoires et au sein de l'administration fédérale. Les chefs de la vérification en Alberta et au Yukon relèvent du secrétaire du cabinet, tandis que tous les autres relèvent d'un sous-ministre ou d'un sous-ministre adjoint. Dans l'administration fédérale, on recommande actuellement que le chef de vérification relève, sur le plan administratif, d'un gestionnaire général, et sur le plan fonctionnel, du Contrôleur général du Canada. Qu'avez-vous conclu en ce qui concerne le rapport qui existe entre les liens hiérarchiques de la fonction et son indépendance ?

Bernie Lodge : Selon certains participants, l'important, ce n'est pas forcément le niveau de gestion où se situe le lien hiérarchique. Divers autres facteurs entrent en ligne de compte, dont le rôle du comité de vérification (s'il en existe un); l'à-propos du financement accordé à la fonction; et les pouvoirs et le mandat conférés au groupe de vérification interne. Il importe aussi que la personne ou l'échelon de qui relève le chef de la vérification interne soutienne la fonction de vérification interne. Idéalement, il devrait y avoir un équilibre entre l'indépendance de la fonction et l'appui qu'elle offre à la direction. Après tout, le travail de la vérification interne a pour objet d'aider l'organisation à atteindre ses buts et objectifs immédiats et ceux à long terme.

L'INFORMATEUR : Est-ce que des groupes extérieurs à la gestion, comme les comités parlementaires et le public, devraient avoir accès aux rapports de vérification interne ?

Bernie Lodge : Dans la plupart des administrations provinciales, territoriales ou fédérale, les rapports de vérification interne sont rendus publics en raison des lois sur l'accès à l'information. Bien que cette pratique contribue à rehausser la transparence du gouvernement, nous avons souligné certains défis ou incidences que peut soulever cette pratique, dont des délais pour finaliser les ébauches de rapports et la « purification » possible de ceux-ci. Nous estimons aussi que la publication des rapports peut rendre floue la distinction entre le vérificateur interne et le vérificateur législatif. Il y a donc des avantages et des inconvénients liés à cette pratique.

L'INFORMATEUR : Qu'avez-vous pu dégager des discussions sur le rôle que joue l'évaluation des risques dans la planification de la vérification interne ?

Bernie Lodge : En général, l'information fondée sur les risques est utilisée dans l'élaboration du plan de la vérification interne. Certaines fonctions cernent les facteurs de risques de façon informelle, tandis que d'autres ont recours à une approche plus structurée. Certaines effectuent des évaluations de risques tous les ans, et d'autres ne le font que périodiquement. Enfin, il a été intéressant de noter que, même s'il existe des outils informatisés pour la planification de la vérification, ces outils ne sont pas beaucoup utilisés par les chefs de la vérification. Les participants estiment qu'il est primordial d'avoir l'appui de la direction en ce qui concerne les processus d'évaluation des risques.

En plus de consulter les gestionnaires au sujet des facteurs de risque, bon nombre de chefs de la vérification interne prennent en compte les préoccupations et les intérêts des vérificateurs législatifs, soit en communiquant directement avec eux, soit en lisant les rapports et plans que ces derniers produisent. Certains chefs de la vérification interne communiquent les conclusions découlant de leur évaluation des risques avec leur vérificateur législatif, afin d'éviter tout chevauchement de travail de vérification et d'améliorer les relations de travail et les résultats de la vérification.

L'INFORMATEUR : On affirme que le ressourcement – en termes de ressources financières et humaines – constitue une clé de la réussite de toute fonction de vérification interne. Qu'est-ce que les participants ont dit au sujet du niveau de ressources nécessaires pour une fonction de vérification interne ?

Bernie Lodge : Ils estiment qu'il est particulièrement difficile de déterminer le niveau et le genre de ressources dont a besoin une fonction de vérification interne pour être efficace, et d'obtenir le financement nécessaire. Les besoins en matière de ressources varient selon des facteurs tels la place qu'occupe la fonction au sein de l'organisation, les défis que doivent relever ses clients, l'environnement interne et externe, et ainsi de suite. Des outils tel le modèle de développement des capacités (Capability Maturity Model [voir l'encadré]) que l'IIA et d'autres parties prenantes sont en train d'examiner devraient aider les fonctions de vérification interne à cerner leurs besoins et à obtenir les ressources nécessaires.

L'INFORMATEUR : Au nom de la CCAF-FCVI, nous vous remercions d'avoir pris le temps de répondre à nos questions concernant le Forum national.

Vous trouverez un résumé ainsi que le compte rendu des Faits saillants du forum affichés dans notre site Web.

Un « modèle de développement des capacités »

Le comité international de l'Institute of Internal Auditors sur les relations gouvernementales étudie la possibilité d'élaborer un modèle de développement des capacités, dans lequel on précise les caractéristiques et les normes de performance qui s'appliquent à chacun des cinq stades d'évolution d'une fonction de vérification interne dans le secteur public. Ces stades, appelés « niveaux », permettent de suivre l'évolution d'une fonction de vérification interne depuis sa création jusqu'à ce qu'elle se classe parmi les meilleures au monde. Un principe clé de ce modèle repose sur la prémisse que la mise en œuvre efficace de ses éléments à chacun des niveaux est nécessaire au développement de la capacité et de l'infrastructure systématique de la fonction pour soutenir son passage au stade suivant.

Ce modèle servirait comme :

outil d'auto-évaluation permettant aux groupes de vérification interne du secteur public d'établir leurs objectifs et de cerner les lacunes dans leurs processus;
outil permettant à la fonction de vérification interne de mieux cibler sa formation afin de l'aider à évoluer vers le stade de fonctionnement suivant;
critères servant à l'adoption de lois en matière de vérification dans le secteur public, à l'élaboration de programmes de formation, et à la détermination du financement des fonctions de vérification interne, afin de veiller à assurer le niveau souhaité de fonctionnement du groupe de vérification;
critères destinés, entre autres, aux législateurs et gestionnaires cadres afin de les aider à évaluer le besoin en matière de vérification interne dans le secteur public et le type de fonction de vérification interne à établir.

Forum suivant : Québec (Qc), en octobre 2005

Le Forum national tenu en octobre 2004 à Victoria, en C.-B., est le deuxième de ce genre. Le premier s'est déroulé en novembre 2003 à Toronto. Selon le directeur général Michael Eastman, la CCAF-FCVI travaille assidûment à l'organisation du forum suivant, qui se tiendra à Québec en octobre 2005.

« Notre organisation est bien placée pour réunir les chefs de la vérification interne afin qu'ils puissent échanger et chercher des moyens d'améliorer collectivement la fonction de vérification interne, nous dit-il. Nous pouvons appliquer notre capacité de recherche à l'étude des questions que ces vérificateurs estiment prioritaires. »

Les participants du Forum de 2004 ont soulevé diverses questions qui, selon eux, devraient faire l'objet d'une étude plus approfondie. Pour aller de l'avant, ils estiment qu'on doit franchir les étapes suivantes :

cerner les pratiques exemplaires en ce qui concerne les comités de vérification dans le secteur public – mandat et charte, rôles et responsabilités, taille, composition, fréquence des réunions;
établir des points de repère en matière de pratiques exemplaires et déterminer les niveaux appropriés de ressources dont a besoin la fonction de vérification interne pour accomplir son mandat avec efficacité;
explorer plus en profondeur le lien entre le vérificateur interne et le vérificateur législatif, et cerner les points de connexion et les domaines où ils peuvent s'appuyer mutuellement;
explorer et cerner les processus de vérification interne et les pratiques exemplaires en matière de prestation de services de certification élargis et de présentation de l'information sur l'adéquation des contrôles internes;
explorer et cerner les processus de vérification interne dans les secteurs public et privé permettant à la fonction de vérification interne de tenir compte des facteurs comme les nouvelles exigences en matière de vérification, de contrôle et de rapports lorsqu'elle détermine les principaux domaines à risque pour l'organisation;
explorer l'intérêt au sujet de l'élaboration de lignes directrices adaptées au Canada en matière de vérification interne, p. ex. les principes, les normes, les conseils;
cerner les pratiques exemplaires en matière de publication de l'information sur la performance de la fonction de vérification interne;
cerner les pratiques exemplaires en ce qui concerne l'exécution et la capacité de la vérification interne dans l'ensemble du secteur public, p. ex. les sociétés d'État et les organismes, et formuler des recommandations à cet égard; et
explorer et cerner les pratiques exemplaires en ce qui concerne le rôle de la vérification interne au chapitre de la gestion des risques de l'entreprise.

« Toutes ces questions, ou certaines d'entre elles, figureront à l'ordre du jour du Forum qui se tiendra à Québec, nous dit M. Eastman. Entre-temps, notre personnel effectue des recherches pour produire un document d'information afin de faciliter une discussion éclairée de ces étapes au prochain forum. »

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