NOTES D'UNE ALLOCUTION PRONONCÉE PAR :

LE DIRECTEUR GÉNÉRAL DE LA CCAF-FCVI, MICHAEL EASTMAN, À L'OCCASION
DE LA CONFÉRENCE SUR LES MEILLEURES PRATIQUES DE VÉRIFICATION INTERNE
DANS LE SECTEUR PUBLIC

Mon objectif est de vous présenter différentes idées provenant d'un certain nombre de chefs de file dans le domaine au sujet du rapport de vérification. Comme il y a peu de chances qu'une même approche puisse convenir à tous, je n'ai pas l'intention de présenter une approche unique et standard. J'espère plutôt que chacun de vous pourra puiser quelques bonnes idées dans mon allocution, des idées qui seront pertinentes dans le contexte de son entité.

Pourquoi le rapport de vérification est-il important?

Je voudrais débuter en parlant du pourquoi, c'est-à-dire de la raison pour laquelle le rapport de vérification est important, et plus spécifiquement de la raison pour laquelle il est plus important aujourd'hui qu'il ne l'a été dans le passé.

Je pense qu'il y a deux raisons principales pour lesquelles le rapport de vérification est devenu plus important que jamais.

Premièrement, ce type de rapports attire beaucoup plus l'attention de nos jours. Deuxièmement, il attire plus l'attention justement au moment où il est devenu plus en demande.

PLUS DE GENS PRÊTENT ATTENTION.

On sait très bien pourquoi les rapports attirent plus l'attention maintenant. Le scandale des commandites, ça vous dit quelque chose?

La fonction de vérification interne a bien fait son travail dans le scandale des commandites. Au terme de l'affaire, le gouvernement du Canada a conclu en disant : « Il faut que l'on fasse plus attention à ce que nos vérificateurs internes nous disent ».

À la suite du scandale, le gouvernement a créé le poste de dirigeant de la vérification au sein des différents ministères, agences et organismes afin de rehausser le profil de la fonction de vérification à l'échelon de la haute direction. Il a aussi raffermi le rôle joué par les comités ministériels de vérification et leur a donné plus d'indépendance.

La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor prévoit que « les comités de vérification des ministères prépareront des rapports annuels à l'intention de leurs administrateurs généraux au sujet de leurs activités, incluant l'évaluation des fonctions de la vérification interne ».

Le gouvernement fédéral a également ramené la fonction de contrôleur général, qui vise à assurer la solidité de la fonction de vérification interne au sein de l'administration fédérale.

Donc, sur la scène fédérale, il y a maintenant des dirigeants de la vérification qui produisent des rapports de vérification interne et qui les communiquent à des comités plus puissants et plus activistes ainsi qu'à des sous-ministres plus attentifs. Il y a aussi des comités de vérification qui évaluent la qualité de la fonction de vérification interne au sein de leur entité. Et il y a des organismes centraux qui surveillent les choses du coin de l'œil.

AILLEURS QUE SUR LA SCÈNE FÉDÉRALE, D'AUTRES PRÊTENT ÉGALEMENT ATTENTION.

Les bureaucrates n'ont pas été les seuls à tirer des leçons du scandale des commandites.

Tout bon journaliste couvrant les affaires publiques aura compris que les rapports de vérification interne peuvent fournir des histoires savoureuses à se mettre sous la dent. D'ailleurs, je suis sûr que, comme moi, vous avez remarqué que l'on parle de plus en plus des résultats des rapports de vérification interne dans les titres des journaux. Des conseils prodigués à la direction peuvent très vite se transformer en scandale du jour, pour le plus grand divertissement et le plus grand bonheur du public à travers le pays.

Mais les journalistes ne sont pas les seuls autres personnes à lire les rapports. Des groupes d'intérêt particulier - comme les opposants à des programmes tels que les programmes de soutien de l'industrie ou les opposants au registre canadien des armes à feu - les consultent également pour suivre l'évolution des enjeux qui les préoccupent et y puiser des munitions pour corroborer leur point de vue. (Je parle de munitions et je n'essaie même pas de faire de jeux de mots!)

Donc, oui, on prête beaucoup plus attention aux rapports de vérification de nos jours, et toutes sortes de personnes différentes le font.

LES DEMANDES EN MATIÈRE DE VÉRIFICATION INTERNE SONT DE PLUS EN PLUS NOMBREUSES.

Cela m'amène à parler de la deuxième raison principale pour laquelle le rapport de vérification est de plus en plus important : les demandes en matière de vérification interne ne cessent d'augmenter.

Lors du Forum national destiné aux chefs de la vérification interne dans l'administration publique qui a eu lieu il y a deux ans, on a discuté du rôle de la vérification interne dans la gestion des risques. Un des points qui est ressorti c'est que, dans certaines provinces et dans certains territoires, la fonction de vérification interne travaille en étroite collaboration avec les gestionnaires pour instaurer des politiques et des processus formels de gestion des risques.

Dans d'autres provinces et dans d'autres territoires, au moment où le Forum a eu lieu, les vérificateurs internes en étaient au stade d'élaborer une politique et un cadre structurel. Certains d'entre eux dirigeaient ou animaient des séances de formation, et d'autres en étaient à explorer le concept et à encourager les gestionnaires à considérer les avantages d'une approche formelle.

Le groupe avait conclu que, en l'absence d'une fonction formelle de gestion des risques au sein d'une entité, la vérification interne se devait de s'approprier le problème et d'en aviser les gestionnaire, parce que la gestion des risques est un contrôle interne clé et que l'absence d'une telle fonction signale une lacune dans le cadre de contrôle interne.

Au sein de l'administration fédérale, en vertu de la Politique sur la vérification interne, les dirigeants de la vérification doivent émettre chaque année « des opinions globales à l'intention des administrateurs généraux et des comités de vérification au sujet de l'efficacité et de la pertinence des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance au sein de leurs ministères. Ils doivent aussi produire des rapports individuels de vérifications axés sur les risques. »

Donc, peu importe le rôle que la vérification interne peut jouer dans le processus de gestion des risques, les rapports sur les risques créent une demande pour les services de la fonction de vérification interne.

Cela illustre bien l'évolution de cette fonction, dont le rôle est passé principalement de l'assurance de la conformité financière à un rôle clé dans le cadre de gouvernance. En somme, ce qu'il faut retenir c'est que la demande pour les rapports de vérification interne - votre outil pour communiquer vos résultats - a augmenté.

Il y a deux autres tendances importantes que j'aimerais souligner :

• d'une part, il y a l'émergence de nouvelles normes concernant les rapports au sein des administrations fédérale, provinciales et territoriales;
• d'autre part, il y a l'augmentation de la pression exercée sur la fonction de vérification interne pour « suivre la trace de l'argent dépensé » pour s'assurer que les subventions, les contributions et les prêts aux organismes privés sont utilisés de façon appropriée.

Je n'entrerai pas dans les détails par rapport à ces tendances. Je dirai seulement qu'elles viennent compliquer la tâche de la fonction de vérification interne, juste au moment où les rapports de vérification interne sont scrutés de plus près. On ne peut peut-être pas parler de tempête, mais on peut sûrement parler d'une bonne pluie.

Qu'est-ce que les rapports de vérification devraient contenir comme information?

Passons maintenant à la question du quoi, c'est-à-dire à ce que le rapport de vérification devrait contenir comme information. Pour répondre à cette question, j'ai consulté un certain nombre de sources, dans lesquelles j'ai puisé des conseils d'experts.

En 2004, la vérificatrice générale du Canada a publié un rapport intitulé La vérification interne dans les ministères et les agences. Dans son rapport, elle a indiqué que les rapports de vérification devraient communiquer les résultats des vérifications effectuées et contenir une déclaration au sujet de l'assurance. Elle a aussi mentionné que « cette déclaration a pour objet d'informer le lecteur sur la qualité et la rigueur des travaux du vérificateur ainsi que sur le caractère adéquat et la qualité des éléments probants qui étayent les constatations et les conclusions ».

J'ai aussi trouvé intéressant de lire ce que le Bureau du vérificateur général du Canada avait à dire sur son site Web au sujet du contenu de ses propres rapports. Sur le site, on indique notamment que les rapports de vérification de gestion du Bureau doivent répondre aux questions clés ci-dessous.

• Quel est l'objet de la vérification?
• Pourquoi est-elle importante?
• Qu'est-ce que l'équipe de vérification aurait espéré trouver si tout avait été parfait?
• Qu'est-ce que l'équipe de vérification a trouvé? Qu'est-ce qui fonctionne bien? Qu'est-ce qui doit être amélioré?
• Qu'est-ce que l'équipe de vérification a recommandé pour favoriser l'amélioration du rendement ou des activités?

Au chapitre des recommandations, la politique de vérification interne du Bureau du contrôleur général de la Colombie-Britannique indique que les rapports de vérification doivent recommander des mesures correctives lorsque cela s'impose.

Les normes de vérification interne du gouvernement du Royaume-Uni fournissent une liste très complète de ce qui devrait être inclus dans un rapport de vérification. Notamment, elles stipulent que chaque rapport devrait inclure les éléments suivants :

• une description des objectifs et de l'envergure du mandat de vérification;
• une description de la manière dont les objectifs ont été atteints;
• une description des objectifs du secteur d'activité ayant fait l'objet de la vérification;
• une description des risques, des contrôles et de tous les autres facteurs pertinents ayant fait l'objet de la vérification ainsi que des critères d'évaluation utilisés par les vérificateurs;
• une évaluation de l'efficacité de la gestion des risques couvrant les faiblesses, les cas de manque d'efficacité, les contrôles exagérés et les cas de non-optimisation des ressources;
• une opinion;
• des recommandations au chapitre des améliorations lorsque cela est pertinent;
• une description des points pouvant faire l'objet d'une mésentente entre le vérificateur et les gestionnaires et ne pouvant être résolus par la voie de la discussion;
• une description des cas pertinents de non-conformité à quelque norme de vérification du gouvernement que ce soit relevés lors de la vérification de même que des raisons de la non-conformité;
• une description des indicateurs de fraude qui pourraient avoir été détectés;
• une description de la manière dont les points ont été rapportés au client.

En 2004, le vérificateur général de la Colombie-Britannique a effectué une vérification de la fonction de vérification des autorités sanitaires de la province. Dans son rapport, le vérificateur a conclu que les rapports de vérification devraient décrire le but de la vérification, son envergure, le travail de vérification accompli, les constatations au chapitre des meilleures pratiques et des recommandations de mesures à prendre lorsque des problèmes et des lacunes sont relevés.

Je pense que la notion de « constatations au chapitre des meilleures pratiques » constitue un point intéressant.

Récemment, la CCAF-FCVI a mis en œuvre un programme de recherche approfondie sur les rapports sur le rendement produits par le gouvernement. Ce programme s'est échelonné sur plusieurs années. L'une de nos plus intéressantes contributions a été la formulation d'une série de neuf principes visant à favoriser l'amélioration des rapports. Même si les rapports sur le rendement sont assurément différents des rapports de vérification interne, je crois que la plupart des principes peuvent s'appliquer dans un cas comme dans l'autre.

L'un des principes que nous avons formulé a été qu'il faut fournir des points de comparaison, comme l'a recommandé le vérificateur général de la Colombie-Britannique. Laissez-moi vous mentionner rapidement les huit autres principes.

• mettre l'accent sur les quelques aspects du rendement qui sont fondamentaux;
• regarder en avant autant qu'en arrière;
• expliquer les points clés à prendre en considération par rapport aux risques;
• expliquer les points clés à prendre en considération par rapport à la capacité;
• expliquer quels sont les autres facteurs déterminants qui affectent le rendement;
• intégrer les informations de nature financière et celles de nature non financière;
• présenter des informations crédibles teintées de légères interprétations;
• dévoiler sur quelles bases repose le rapport.

LE DIRIGEANT DE LA VÉRIFICATION DOIT PRODUIRE DIFFÉRENTS RAPPORTS.

Si on fait abstraction du rapport de vérification individuel, on peut aussi s'intéresser à la question de l'information qu'un dirigeant de la vérification devrait présenter à la haute direction et/ou à son conseil.

La norme 2060 de l'Institut des vérificateurs internes stipule que « le dirigeant de la vérification devrait périodiquement faire rapport au conseil et à la haute direction au sujet du but des activités de vérification interne, des autorités concernées, des responsabilités et du rendement par rapport à son plan » [traduction]. La norme indique aussi que « l'on devrait également faire mention de l'exposition aux risques importants, des problèmes au chapitre du contrôle ou de la gouvernance ministérielle ainsi que de tout autre point au sujet duquel la haute direction aurait demandé ou exigé qu'on l'informe » [traduction].

Les normes de vérification interne du gouvernement du Royaume-Uni sont plus explicites à ce sujet. En vertu de ces normes, le chef de la vérification interne doit produire un rapport annuel pour exposer son opinion à la haute direction par rapport à la pertinence et à l'efficacité globales des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance de l'entité.

Selon ces normes, dans le rapport annuel, le chef de la vérification interne devrait aussi :

• indiquer les limites qui s'appliquent à l'opinion présentée ainsi que les raisons qui en sont à l'origine;
• résumer le travail de vérification qui a été effectué et qui a permis de formuler l'opinion, et mentionner l'utilisation que d'autres entités chargées de voir à l'assurance de la qualité font des résultats du travail;
• rapporter tout problème qu'il aura jugé particulièrement pertinent de soulever;
• présenter une comparaison du travail en cours par rapport au travail qui avait été prévu ainsi qu'un sommaire du rendement de la fonction de vérification interne en fonction des mesures et des critères de rendement établis;
• inclure des commentaires au sujet de la conformité aux normes de vérification interne du gouvernement.

Comment les vérificateurs internes devraient-ils présenter leurs rapports?

J'ai déjà expliqué pourquoi les rapports de vérification interne sont importants et j'ai aussi parlé du quoi, c'est-à-dire de qu'ils devraient contenir comme information. Maintenant, j'aimerais vous parler de comment les vérificateurs internes devraient présenter leurs rapports. On devrait passer à travers ce point assez rapidement.

De toute évidence, les rapports doivent être factuels et exacts.

Au sujet de la présentation, les normes de vérification interne du gouvernement du Royaume-Uni stipulent que :

• les rapports doivent être clairs, concis et constructifs;
• l'on devrait leur accorder une classe de sécurité conformément aux politiques ministérielles et que l'on ne devrait pas en dévoiler le contenu à des personnes non autorisées si ce contenu fait lui-même l'objet d'une classification de sécurité.

Quand on pense au rapport de vérification, on a tendance à penser à un rapport écrit. Mais est-ce que le rapport doit nécessairement se présenter sous cette forme?

Le Bureau de la responsabilisation du gouvernement des États-Unis (le United States Government Accountability Office) a établi des normes concernant les rapports de vérification de gestion. Sa toute première norme indique que « les vérificateurs doivent préparer des rapports écrits faisant état des résultats pour toutes les vérifications effectuées » [traduction].

Cette norme précise au sujet des rapports écrits que :

(1) les résultats qu'ils renferment devraient être communiqués à tous les échelons de l'administration gouvernementale;

(2) les résultats qu'ils renferment devraient laisser le moins place possible aux malentendus;

(3) l'on devrait rendre les résultats disponibles pour les inspections publiques;

(4) ces derniers devraient faire en sorte de faciliter les suivis pour que l'on puisse déterminer si les mesures correctives appropriées ont été prises.

L'obligation du gouvernement de rendre des comptes au public par rapport aux programmes gouvernementaux fait en sorte que l'on a besoin de rapports de vérification écrits.

La norme permet malgré tout que « les rapports de vérification soient présentés sur d'autres supports d'information, y compris en format électronique et en format vidéo, pour autant que les utilisateurs et l'organisme de vérification visés puissent y avoir accès » [traduction].

Ce que je retiens de cela c'est que l'on a toujours besoin - dans tous les cas - d'un rapport écrit, mais qu'il est aussi possible d'avoir également besoin de rapports complémentaires dans d'autres formats pour répondre à certains besoins particuliers ou pour des usages spécifiques.

Quand est-ce que les rapports de vérification devraient-ils être produits?

On a parlé du quoi, du pourquoi et du comment. La prochaine question à laquelle je répondrai sera celle reliée au quand : quand est-ce que l'on doit produire des rapports de vérification?

Selon la charte de vérification interne de l'Alberta, le Bureau de la vérification interne de la province doit produire un rapport « à la suite de la clôture de chaque mandat » [traduction]. La politique de la Colombie-Britannique dit à peu près la même chose que celle de l'Alberta.

Les normes de vérification interne du gouvernement du Royaume-Uni stipulent que « les rapports devraient être produits rapidement et conformément aux échéanciers établis » [traduction]. Cela signifie donc qu'il doit y avoir quelqu'un qui soit chargé d'établir les échéances concernant les rapports de vérification.

La Politique sur la vérification interne du gouvernement du Canada, quant à elle, prévoit que les rapports devraient être produits « en temps opportun » [traduction].

Mais qu'entend-on par « rapidement » et par « en temps opportun »?

Le rapport de 2004 du contrôleur général de la Colombie-Britannique sur la fonction de vérification des autorités sanitaires de la province précise que « pour faire en sorte que la haute direction et le conseil soient informés des résultats d'une vérification interne en temps opportun, il est important que les rapports de vérification soit produits peu de temps après la fin du travail de vérification » [traduction].

Ce que je déduis de cet énoncé c'est que les hauts dirigeants peuvent disposer de peu de temps pour prendre les mesures nécessaires en fonction des résultats des vérifications et que, par conséquent, les rapports devraient être publiés dans la période pendant laquelle les gestionnaires peuvent agir.

D'ailleurs, comme les normes du Bureau de la responsabilisation du gouvernement des États-Unis (le United States Government Accountability Office) en matière de rapports sur le rendement l'indiquent, « même s'il est préparé de façon consciencieuse, un rapport ne présentera peut-être pas beaucoup d'intérêt pour les décideurs s'il arrive trop tard ».

Vous devriez garder cela en tête quand vous aurez à faire face à des priorités conflictuelles dans la production de vos rapports.

Maintenant, comparons cette idée avec le commentaire que la vérificatrice générale du Canada a émis en 2004 dans son rapport intitulé La vérification interne dans les ministères et les organismes : « Pour être utiles, les rapports de vérification devraient être produits rapidement et le public devrait pouvoir les consulter facilement et en temps utile ».

Notez bien le passage où la vérificatrice parle du public. Dans son rapport, elle indique que le temps total requis pour réaliser une vérification au sein de l'administration fédérale de la phase de planification à la phase de publication du rapport final et de son affichage dans Internet varie entre 11 et 24 mois. Selon elle, à cause d'un tel délai, on ne peut pas parler de temps opportun.

Dans le rapport, elle renchérit en disant que « la plus grande partie des retards se produisent pendant la phase de rédaction du rapport de vérification, car c'est à ce stade que les ministères examinent le rapport avant sa publication ». En d'autres termes, les intérêts du public en matière d'accès aux rapports en temps opportun passent après ceux des gestionnaires.

Cela soulève la question suivante : à qui exactement s'adressent les rapports de vérification?

À qui s'adressent les rapports de vérification?

Si on se fie aux normes de vérification interne du gouvernement du Royaume-Uni, les rapports de vérification écrits devraient s'adresser au client.

Selon la politique de vérification interne du Bureau du vérificateur général de la Colombie-Britannique, les rapports écrits devraient être rédigés à l'intention du sous-ministre ou de tout autre représentant qualifié du ministère, de l'agence ou de l'organisme concerné.

Dans son rapport de 2004 sur la fonction de vérification des autorités sanitaires de la Colombie-Britannique, le contrôleur général de la province dit qu'il faut fournir un exemplaire du rapport :

• aux gestionnaires responsables du secteur faisant l'objet de la vérification;
• au chef de la direction générale;
• aux comités des finances et aux comités de vérification.

Pour ce qui est de la charte de vérification interne du gouvernement de l'Alberta, celle-ci stipule que, pour les vérifications ministérielles, le Bureau du chef de la vérification interne doit fournir un rapport au sous-ministre. De plus, elle indique que, dans le cas d'une agence, d'un organisme, d'un conseil ou d'une commission, le rapport doit être présenté au président du comité de vérification et qu'un exemplaire doit aussi être fourni au chef de la direction générale et à l'administrateur général.

Tous ces destinataires constituent des auditoires tout à fait pertinents pour les rapports de vérification interne. Mais, de plus en plus, on considère qu'ils ne sont pas les seuls à l'être.

Alors que le nombre de personnes qui reconnaissent l'importance de la vérification interne comme outil de responsabilisation augmente, de plus en plus de gens veulent que le public, à qui le gouvernement est tenu de rendre des comptes en bout de ligne, puisse avoir accès aux rapports de vérification interne.

Qu'on le veuille ou non, les lois sur l'accès à l'information favorisent de plus en plus l'accessibilité des rapports de vérification interne. De nos jours, bon nombre de gouvernements affichent des rapports sur leur site Web et tout le monde peut les consulter. En somme, on peut dire que les rapports de vérification visent un auditoire de plus en plus grand.

Plus tôt cette année, la CCAF-FCVI a publié un rapport intitulé Utilisateurs et utilisations; Vers la production et l'utilisation d'une meilleure information sur la performance; Points de vue et solutions. Notre travail de recherche a porté sur la façon dont les législateurs, les médias et le grand public utilisent les rapports de rendement produits par le gouvernement. Le rapport a proposé aux gouvernements des façons de produire des rapports de rendement plus pertinents.

Je pense que la collectivité de la vérification interne peut tirer des enseignements du message clé que nous livre le rapport : les rapports devraient être rédigés de manière à satisfaire aux besoins des utilisateurs. Si vous comptez maintenant des journalistes, des membres de groupes d'intérêt particuliers ou d'autres personnes dans votre auditoire, vous devez prendre leurs besoins en considération, pas de façon exclusive mais plutôt en plus des besoins des gestionnaires de programmes, de ceux des hauts dirigeants, de ceux des comités de vérification et de ceux des organismes centraux.

Pour savoir si vous répondez aux besoins de vos utilisateurs, peu importe qui ils sont, vous devez aller vers eux et leur poser la question directement.

Alors voilà. On a fait le tour des points que je voulais aborder : le qui, le quoi, le pourquoi, le quand et le comment du rapport de vérification.

Tous droits réservés © 2006 CCAF-FCVI
Politique de confidentialité