Voilà près de dix ans, la vérification interne au sein de la fonction publique de l'Ontario était assurée par 17 groupes de vérification indépendants, chacun relevant du sous-ministre du ministère auquel le groupe était affecté. Essentiellement autonomes, ces groupes variaient grandement sur le plan de l'expertise comme sur celui du fonctionnement. Cette structure dite en silo soulevait des défis lorsqu'il était question d'aborder les risques auxquels s'exposait l'ensemble de l'administration et d'offrir aux gestionnaires de la fonction publique ontarienne (FPO) tous les avantages liés à une vérification interne.

En 1999, Jim McCarter devient le premier titulaire du poste de chef de la vérification interne de l'Ontario et mène l'initiative visant la fusion de tous les groupes de vérification interne.

Aujourd'hui, sous la direction de Richard Kennedy, récemment nommé au poste de chef de la vérification interne et sous-ministre adjoint, la fonction consolidée de vérification interne peut mettre à profit toute son expertise afin de composer avec les risques liés à l'ensemble de l'administration gouvernementale.

Le directeur général de la CCAF-FCVI, Michael Eastman, s'est entretenu avec Jim McCarter, aujourd'hui vérificateur général de l'Ontario, et Richard Kennedy pour discuter de l'expérience qu'a vécue l'Ontario au chapitre de la consolidation de sa fonction de vérification interne ainsi que de certains des avantages, des inconvénients et des leçons tirées de cette expérience.

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Jim McCarter M. McCarter est nommé au poste de vérificateur général de l'Ontario en décembre 2004 par l'Assemblée législative de l'Ontario, et exerçait les fonctions de vérificateur provincial par intérim depuis septembre 2003. Il a également assuré les fonctions de vérificateur provincial adjoint de l'Ontario, et occupé le premier poste de sous-ministre adjoint et chef de la vérification interne de l'Ontario. Avant d'assurer la direction des services de vérification interne de la province, M. McCarter était directeur général au Bureau du vérificateur provincial de l'Ontario, ainsi que vérificateur général de Saint Kitts et Nevis dans les Caraïbes pour le compte de l'Agence canadienne de développement international. Comptable agréé et titulaire d'une maîtrise en administration des affaires de l'Université York, M. McCarter détient aussi le titre de vérificateur agréé des systèmes d'information.

Richard Kennedy Richard Kennedy est nommé sous-ministre adjoint et chef de la vérification interne de l'Ontario en septembre 2006, après avoir assuré ces fonctions de façon intérimaire depuis novembre 2005. Pendant plus de neuf ans, il a occupé le poste de directeur principal de la vérification chez Arthur Andersen & Co. Il s'est joint à la fonction publique de l'Ontario en 1991 à titre de chef comptable et conseiller financier principal. Avant d'accéder au poste de chef de la vérification interne, M. Kennedy assurait les fonctions de gestionnaire principal et plus tard celles de directeur de la vérification au ministère de l'Éducation et de la Formation. Titulaire d'un baccalauréat en gestion des affaires de l'Université de Toronto, il détient également les titres de comptable agréé, de vérificateur agréé des systèmes d'information, d'examinateur agréé en matière de fraude, et de gestionnaire agréé de la sécurité de l'information.

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LA FUSION DES GROUPES DE VÉRIFICATION INTERNE AU GOUVERNEMENT DE L'ONTARIO : UN RETOUR EN ARRIÈRE

Michael Eastman:
Pourquoi le gouvernement de l'Ontario a-t-il décidé de fusionner ses services de vérification interne ? Pourriez-vous nous expliquer le raisonnement dernière cette fusion ?

Jim McCarter:
Les sous-ministres et les organismes centraux ont reconnu que la vérification interne avait besoin de jouer un rôle plus proactif auprès de la haute direction pour ce qui est de cerner et de composer avec les risques auxquels s'expose l'ensemble de l'administration. Les gestionnaires responsables voulaient aussi obtenir des conseils pragmatiques à propos de certains enjeux (comme la sécurité informatique, la gestion des risques, les services de vérification judiciaire) et estimaient que la vérification interne devrait posséder la capacité nécessaire dans ces domaines.

Toutefois, en raison de la petite taille de bien des ministères, les ressources affectées à leurs services de vérification interne étaient limitées, ainsi que le niveau d'expertise disponible. Ce facteur ainsi que la structure dite en silo des services de vérification interne faisaient en sorte qu'il était difficile pour un groupe de vérification interne de composer avec tous les enjeux. Toutefois, l'expertise nécessaire existait bel et bien, mais se trouvait isolée dans certains ministères, et on n'avait aucun moyen efficace de s'assurer que tous les ministères puissent profiter de cette expertise. De plus, l'option d'assurer une formation à tous les petits groupes autonomes à travers la fonction publique de l'Ontario n'offrait pas un bon rapport coût-efficacité.

La fusion des groupes de vérification interne augmenterait la capacité de vérification interne afin que celle-ci puisse répondre aux besoins de l'ensemble de la FPO et des différents ministères. Ainsi, on rehausserait les occasions de formation, permettrait aux vérificateurs de partager leur savoir et leur permettrait de travailler dans d'autres ministères. Cette fusion augmenterait aussi la flexibilité - lorsqu'on a une organisation centrale, il est plus facile d'affecter rapidement les ressources humaines d'un ministère à l'autre, selon les besoins. Enfin, une telle restructuration rendrait la vérification interne plus indépendante, car la fonction relèverait d'un chef de la vérification interne qui serait responsable devant un comité central composé de six sous-ministres.

Michael Eastman:
Lorsque la décision de fusionner les services de vérification a été prise, aviez-vous des préoccupations ou des enjeux à régler ?

Jim McCarter:
Oui, nous avions plusieurs enjeux importants à régler. Les sous-ministres se préoccupaient de questions telles celles liées au contrôle, au lieu de travail et au financement. Ils voulaient savoir, par exemple, si les vérificateurs travailleraient pour eux, ou pour le chef de la vérification interne, ou encore pour les organismes centraux comme le Conseil du Trésor. Les vérificateurs seraient-ils affectés à des bureaux au sein des ministères, ou est-ce qu'ils seraient tous affectés à un bureau central ? Comment les services de vérification interne seraient-ils financés ?

Il y avait aussi des préoccupations à l'égard des rapports de vérification. Lorsque les vérificateurs internes présentent les résultats de leurs travaux à l'interne seulement, les ministères sont plus confortables à utiliser la vérification interne pour les aider à régler certains enjeux internes de nature délicate. Certains sous-ministres étaient inquiets que si les vérificateurs devaient aussi présenter leurs rapports au Conseil du Trésor et à un comité de vérification central, il pourrait y avoir une certaine réticence chez les gestionnaires à utiliser les vérifications internes pour les aider à régler des questions de nature délicate.

Michael Eastman:
Comment avez-vous réglé ces questions durant la fusion ?

Jim McCarter:
D'abord, j'ai rencontré chacun des sous-ministres ainsi que leur directeur général de l'administration/sous-ministre adjoint afin de connaître leurs préoccupations et savoir où ils voulaient que la vérification interne apporte une valeur ajoutée.

Nous avons aussi investi beaucoup de temps pour maintenir de solides relations avec chacun des groupes de parties prenantes concernées, dont les syndicats professionnels, organismes centraux, ministères et plus important encore, les vérificateurs eux-mêmes.

Il était primordial de rallier tout le personnel de vérification au projet collectif. J'ai donc passé beaucoup de temps à tenir des séances de discussions en petits groupes (selon le dispositif dit de « la tortue »), ainsi que des réunions avec les différentes divisions afin de discuter des attentes, et d'écouter les préoccupations et les idées de chacun. Le personnel avait des préoccupations à l'égard de la sécurité d'emploi. Nous avons donc passé beaucoup de temps à rassurer tout le monde quant aux avantages de la fusion, à comment chacun pourrait en tirer profit grâce aux différentes affectations possibles et à l'amélioration du programme de formation.

J'ai aussi déployé des efforts pour que la fusion soit ajoutée comme point de discussion à l'ordre du jour des réunions mensuelles des sous-ministres adjoints. J'ai ainsi pu obtenir une bonne rétroaction ainsi qu'une certaine orientation, et j'ai pu rallier les sous-ministres adjoints au projet collectif. Nous avons aussi été chanceux d'obtenir l'appui verbal et actif du Secrétaire du Cabinet et du Conseil du Trésor qui ont fait passer le message du haut de la pyramide jusqu'à la base.

Michael Eastman:
Richard, vous êtes maintenant à la barre d'une fonction centralisée de services de vérification interne en Ontario ? Pouvez-vous nous dire si ces préoccupations ont été réglées ?

Richard Kennedy:
Je crois que la fusion est réussie. Comme l'a mentionné Jim, l'une des principales préoccupations avec cette fusion portait sur des questions liées au contrôle, à l'emplacement de la fonction et à son financement. Le comité de vérification de chaque ministère conserve le contrôle de la planification et de l'exécution des vérifications effectuées au sein de son ministère; le personnel de vérification continue d'être affecté dans les bureaux où ils effectuent leur travail; et le financement réside toujours dans le groupe de vérification affecté au ministère.

Tout en composant avec ces préoccupations, nous avons établi une organisation qui assure la prestation de services de vérification interne de qualité et qui répond à la fois aux besoins des ministères et à ceux de l'ensemble de la FPO. Récemment, la fonction de vérification interne a été incorporée au Bureau du Conseil du Trésor. Cette restructuration permet à la fonction de vérification interne et aux autres partenaires du Bureau du Conseil du Trésor d'assurer un leadership pour l'ensemble de la FPO afin de veiller à ce que les plans et processus financiers et ceux liés à la gestion des risques au gouvernement de l'Ontario respectent les normes les plus élevées en matière d'intégrité, de reddition de comptes et de transparence. Nous avons renforcé nos groupes de vérification et avons réussi à bâtir une équipe pangouvernementale qui relève directement du comité de vérification central. Côté administratif, nous avons renforcé nos programmes de perfectionnement, amélioré nos politiques et normes afin de maintenir la prestation des services et grandement rehaussé le partage de connaissances.

Nous pouvons utiliser les rapports de vérification de nos groupes de vérification pour cerner les thèmes communs et les enjeux liés au contrôle systémique, tout en tenant compte des questions de nature délicate au niveau du ministère. Si nous sommes rendus à ce stade-ci, c'est grâce aux leçons tirées de l'expérience acquise et aux rapports sommaires présentés devant le comité de vérification central. Tous les ministères tirent profit des rapports produits puisqu'ils peuvent utiliser cette information de façon proactive pour composer avec tout enjeu qui peut être soulevé dans leur champ d'activité.

Notre modèle de vérification offre plusieurs avantages, dont le partage d'information et la participation de la haute direction à nos travaux. Nous avons mis sur pied un groupe de référence composé de hauts gestionnaires administratifs pour agir comme véhicule pour communiquer régulièrement sur les enjeux de vérification, les préoccupations et les plans. Nous avons renforcé le comité de vérification central, et nous tenons des réunions trimestrielles. Une charte plus solide appuie ce comité. Nous avons réussi à tisser des liens plus serrés avec le conseil des sous-ministres et nous pouvons leur présenter des rapports sur des enjeux pangouvernementaux.

Nous avons définitivement créé une focalisation pangouvernementale pour notre groupe tout en maintenant des liens critiques avec les ministères.

Bien entendu, nous avons encore des obstacles à surmonter - des défis à relever au chapitre du financement, et de notre habileté à affecter des vérificateurs d'un groupe à l'autre, par exemple. Mais dans l'ensemble, il y a un solide appui pour la façon dont la fonction a renforcé la prestation des services de vérification à la suite de la fusion, et nous récoltons les avantages que Jim et ses collègues ont anticipés au moment d'amorcer la fusion.

Michael Eastman:
Messieurs, pourriez-vous nous dire quel facteur a été essentiel au succès de la fusion ? Quels conseils avez-vous à donner à d'autres qui envisagent une telle fusion ?

Jim McCarter:
L'ouverture et la communication sont essentielles, surtout à l'égard des enjeux comme le financement et la sécurité d'emploi. En matière de changement, il est primordial que ceux qui mènent le bal prêchent par l'exemple, et qu'ils rencontrent chaque partie prenante le plus souvent possible. Enfin, pour réussir ce genre de fusion, il faut que le ton soit donné à partir du haut de la pyramide.

Richard Kennedy:
Je suis parfaitement d'accord avec Jim. Et j'ajouterais qu'il faut une gestion efficace des parties prenantes. Vous devez obtenir non seulement une rétroaction officielle, mais aussi une rétroaction officieuse, ainsi qu'une certaine orientation, si vous voulez que les sous-ministres adjoints et les sous-ministres se rallient au projet collectif. Il importe aussi d'être conscient que toute fusion comporte des avantages et des inconvénients. Cela dit, je crois fermement que nous avons adopté la bonne voie en Ontario, et je remercie Jim pour son appui continue en tant que vérificateur général de la province.

Michael Eastman:
Au nom de la CCAF-FCVI et de ses membres, je vous remercie tous les deux d'avoir pris le temps de répondre à mes questions.

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