LE COMITÉ DE VÉRIFICATION INDÉPENDANT

Roxanne L. Anderson et Claire L. Lake

Des événements récents survenus au gouvernement du Canada ont suscité des inquiétudes quant à la reddition de comptes au gouvernement. On pense par exemple au scandale des commandites. Le budget de 2004 a répondu à ces préoccupations par l’annonce du rétablissement du Bureau du contrôleur général. Plus récemment, le dépôt du projet de loi sur l’imputabilité par le nouveau gouvernement a de nouveau attiré l’attention sur la question.

Avec l’intérêt que l’on porte à la responsabilisation au gouvernement, tous les feux sont tournés vers la vérification interne, la gestion financière et le comité de vérification¹. L’adoption de la politique de vérification interne du Conseil du Trésor² amènera la nomination d’un dirigeant de la vérification dans chaque ministère qui relèvera de l’administrateur général et dirigera la fonction de vérification³, fonction de vérification interne dans le contexte du cadre de gestion et de contrôle des opérations financières des ministères. D’après l’Institut des vérificateurs internes⁴, la tâche du vérificateur interne consiste à identifier les problèmes potentiels et recommander des améliorations de la gestion du risque et des contrôles internes. Dans le même ordre d’idées, on s’intéresse de plus près à la gestion financière; l’administrateur général sera désormais administrateur des comptes et rendra compte au comité parlementaire pertinent de l’organisation des ressources de son ministère en vue d’assurer la prestation des programmes, des mesures prises pour instituer des systèmes de contrôle appropriés et de la signature des comptes⁵. Le comité de vérification indépendant joue un rôle crucial : nommé par l’administrateur général⁶, il offre en toute indépendance des conseils à celui-ci et assure la liaison avec les parties concernées du ministère pour vérifier la fiabilité et le rendement de la gestion et du contrôle des opérations financières et la responsabilisation du ministère⁷.

“La vérification interne est une activité d’assurance et de consultation indépendante et objective qui vise à ajouter de la valeur aux opérations d’une organisation et à les améliorer. Elle aide l’organisation à atteindre ses objectifs en présentant une méthode disciplinée et systématique d’évaluation et d’amélioration de l’efficacité des processus de gestion du risque, de contrôle et de gouvernance.”⁴

Le gouvernement cherche à améliorer la responsabilisation et voit dans le comité de vérification interne un outil essentiel; « les comités de vérification fournissent aux administrateurs généraux et au contrôleur général, respectivement, une assurance additionnelle, indépendante des cadres hiérarchiques, concernant les processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance »⁸. La Politique sur la vérification interne du Conseil du Trésor et la directive sur les comités ministériels de vérification du 1er avril 2006 précisent que le comité de vérification indépendant doit compter des membres expérimentés de l’extérieur de la fonction publique, offrir en toute indépendance un contrôle, des évaluations objectives et des conseils professionnels à l’administrateur général et à l’équipe de gestionnaires supérieurs. En particulier, la politique mentionne que le gouvernement « garantit l’indépendance réelle et perçue de la vérification interne face aux gestionnaires, en prévoyant des comités de vérification indépendants qui comprendront des membres compétents et expérimentés provenant de l’extérieur de la fonction publique »⁹. Les comités de vérification doivent trouver le juste milieu entre leurs fonctions de contrôle et les conseils à la direction. L’administrateur général demandera au comité de vérification indépendant des conseils sur le fonctionnement du ministère et les parties concernées du ministère attendront du comité qu’il fasse valoir leurs besoins en matière de gestion et d’information financières. Audelà du simple commentaire sur les éléments complexes des déclarations financières, le travail du Comité de vérification indépendant touchera des parties concernées multiples chacune ayant des objectifs et des responsabilités divers.

Parallèlement, en tant que gestionnaires d’expérience respectés, les membres du comité de vérification indépendants seront très sollicités. Ils s’attendront qu’on leur fournisse l’information dont ils ont besoin en temps opportun et qu’on tienne compte de leurs avis. Il sera essentiel de voir à ce que leur temps soit bien employé et leurs activités bien ciblées et qu’ils aient accès aux bonnes personnes au bon moment.

Qu’un ministère ait déjà un comité de vérification ou qu’il doive en constituer un, le défi est le même : comment recruter les bonnes personnes et comment offrir les bons services pour répondre aux objectifs de responsabili-sation accrue et respecter le mandat réglementaire et législatif. Il est extrêmement important de se concentrer sur les trois éléments fondamentaux du comité de vérification indépendant :

• Une vision claire de la mission du comité
• Une structure de gestion efficace permettant au comité de faire son travail
• Choisir les bons candidats pour la tâche à accomplir

PricewaterhouseCoopers en collaboration avec la Fondation de recherche de l’Institut des vérificateurs internes a réalisé des travaux de recherche pour comprendre comment les comités de vérification peuvent s’acquitter de leurs fonctions efficacement et de manière réfléchie¹⁰. Ces travaux et notre expérience de la création et de l’examen des comités de vérification et de
l’amélioration de leur efficacité montrent que, avec une planification soigneuse, le comité de vérification indépendant peut exécuter les activités prévues pour l’année, se concentrer sur les objectifs des parties concernées et par conséquent améliorer la reddition de comptes du ministère.

La mission du comité

Le gouvernement a fourni certaines indications sur ce qu’il attend du comité de vérification indépendant. Le rôle et les responsabilités du comité de vérification indépendant sont décrits dans la directive du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les comités ministériels de vérification et dans le plan d’action du gouvernement relativement à la Loi sur l’imputabilité :

« Nous continuerons de répondre publiquement aux recommandations de la vérificatrice générale et de veiller à ce que les comités de vérification indépendants assurent le suivi des plans d’action ministériels¹¹. »

« Le comité de vérification devra s’assurer que l’administrateur général obtient des conseils indépendants et objectifs et une assurance de la pertinence des mécanismes de contrôle et des processus de reddition de comptes du ministère. Afin d’assurer ce soutien à l’administrateur général, le comité de vérification doit exercer d’une manière intégrée et systématique une surveillance active des principaux secteurs de contrôle et de responsabilisation au sein du ministère¹². »

Il y a cependant peu de directives sur la planification des activités du comité de vérification indépendant et sur la manière dont celui-ci doit établir son ordre de priorités. En l’absence de vision clairement définie et articulée des activités du comité de vérification indépendant, celui-ci pourrait mal employer son temps et donner des conseils sur des questions de faible importance, avec le résultat que l’on n’exploiterait pas au maximum l’expertise et l’expérience de ses membres. En l’absence de directives, le ministère pourrait consacrer du temps et de l’énergie à fournir de l’information et des conseils qui n’ont pas beaucoup d’impact. Cela pourrait faire douter de la valeur du travail du comité, et les parties concernées risqueraient de ne pas avoir confiance dans les conseils qui leur sont donnés.

La meilleure manière de régler ce problème consiste à s’en occuper sans tarder et à y accorder toute l’attention voulue – comme le sait tout bon gestionnaire, avec une bonne planification, la bataille est à moitié gagnée. Le comité de vérification indépendant et l’administrateur général devraient se rencontrer pour discuter de la mission du comité et fixer son rôle, sa structure, ses processus et les conditions relatives à ses membres, les activités qu’il devrait effectuer et ses objectifs pour l’année. S’il existe déjà un comité de vérification, il ne faut pas négliger cette étape et réunir votre comité de vérification pour discuter de sa mission dans le contexte de la nouvelle Loi sur l’imputabilité et de la Politique sur la vérification interne et de la nouvelle Directive sur les comités ministériels de vérification du Secrétariat du Conseil du Trésor, de manière à aligner les objectifs du ministère relativement au comité de vérification indépendant sur ceux du gouvernement. Il est important de se rendre compte que l’établissement de la mission n’est pas une activité ponctuelle – il importe de revoir la mission du comité tous les ans pour modifier celle-ci en fonction des nouvelles attentes et orientations du gouvernement et fixer au comité de nouveaux objectifs tenant compte de l’expérience croissante de ses membres.

La mission du comité de vérification indépendant guidera les activités du comité durant l’année et servira à l’examen de son rendement en fin d’année. C’est un outil de communication permettant de faire rapport de ses activités à l’administrateur général, de vérifier si le comité atteint les objectifs des parties concernées et de montrer que le ministère prend des mesures pour améliorer la reddition de comptes.

La définition d’une mission clairement énoncée n’est pas un gaspillage de temps et d’énergie – c’est en comprenant bien les objectifs du comité dans le contexte des exigences du ministère et des compétences et connaissances du comité de vérification qu’on réussira à entreprendre des activités réalisables et à atteindre les objectifs des parties concernées.

Les membres de l’équipe

Il est crucial de nommer au comité de vérification indépendant des personnes qualifiées. Les membres de l’extérieur peuvent aider le comité à s’acquitter de ses rôles et responsabilités nouveaux. Les membres provenant de l’interne peuvent renseigner les nouveaux membres sur le ministère et le rôle unique du comité de vérification indépendant au gouvernement. Comme le comité de vérification indépendant surveillera les mesures de contrôle et de reddition de comptes du ministère, il devra être en mesure de contester les orientations et de prendre des positions parfois contraires à celles de la direction du ministère. En conséquence, dans ce rôle de surveillance, l’indépendance vis-à-vis de la direction est essentielle; le comité doit pouvoir exprimer ses opinions tout à fait librement, affranchi de toute contrainte associée à des liens financiers avec le ministère ou à un poste au sein du ministère. Il faut aussi cependant que ses membres possèdent des aptitudes variées. Le comité doit bien connaître le ministère, son fonctionnement et sa culture, information que peuvent apporter des membres provenant de l’interne. Comme l’a dit le gouvernement dans le Plan d’action pour l’imputabilité fédérale :

« Le gouvernement renforcera l’autonomie des vérificateurs en établissant des comités de vérification composés principalement de membres provenant de l’extérieur de la fonction publique¹³. »

Si votre ministère a déjà un comité de vérification, ne soyez pas surpris si ses membres ne répondent plus aux exigences en matière d’expérience, d’expertise et d’indépendance du Secrétariat du Conseil du Trésor énoncées dans la nouvelle Politique sur la vérification interne et la Directive sur les comités ministériels de vérification. L’importance accrue de la reddition de comptes au gouvernement oblige maintenant les ministères à obtenir des conseils indépendants de personnes de l’extérieur de la fonction publique et la composition actuelle du comité ne répond peut-être pas à cette exigence. En outre, comme le comité doit offrir des conseils sur la gestion et le contrôle des opérations financières et les processus connexes du ministère, ses membres doivent être bien au fait des finances et des opérations du ministère, ce qui n’est peut-être pas le cas des membres actuels.

Il est possible d’améliorer les connaissances des membres du comité en matière de finances et d’administration publique par la voie de programmes d’éducation conçus pour combler leurs lacunes ou en faisant appel à des personnes expérimentées au sein du comité de vérification qui aideront leurs collègues moins expérimentés à comprendre les questions financières ou les processus opérationnels. Le mieux, c’est d’exploiter les connaissances et les compétences des membres de votre comité de vérification et de les développer au moyen de programmes de formation ou en faisant appel à des experts pour combler les lacunes. Il serait bon d’instituer de bons programmes d’initiation pour exposer les membres du comité aux divers aspects du travail du ministère et de la fonction publique. Le comité de vérification indépendant pourrait avoir accès à des experts qui peuvent traiter de questions particulières et définir les risques pour le comité sans toutefois orienter ses travaux ou nuire à ses investigations.

La question de l’indépendance est plus problématique. Les membres courants du comité comprennent peut-être des gestionnaires internes ou même d’anciens cadres du ministère. Il est important de modifier l’équilibre de manière à assurer l’intégrité du comité et lui permettre d’exercer sa fonction de contestation et de contrôle. Suivant la directive du Conseil du Trésor sur les comités ministériels de vérification, tous les comités de vérification devront compter une majorité de membres de l’extérieur d’ici le 1er avril 2009¹⁴. Les membres courants qui ne répondent pas aux conditions d’indépendance pourraient jouer un important rôle de conseils auprès du comité – ils pourront lui fournir des informations sur les opérations et la structure organisationnelle du ministère – mais la seule solution consiste à remplacer les membres courants. La directive porte également que « [l]es membres du comité de vérification ne doivent avoir aucun conflit d’intérêts réel ou perçu »¹⁵. La solution dans ce scénario est la transparence – tant en faisant valoir l’indépendance des membres du comité qu’en expliquant les raisons pour lesquelles ils ont été choisis. L’administrateur général et l’équipe de gestionnaires supérieurs doivent bien comprendre comment ils définissent l’indépendance, comment ils définissent les relations qui portent atteinte à l’indépendance et comment l’indépendance est perçue par la population en général de manière à répondre aux attentes dans la sélection des membres du comité et à ne pas s’exposer à des critiques sur ce plan. L’interprétation faite de la notion d’indépendance doit être communiquée à l’interne et à l’externe pour bien faire connaître les conditions à respecter et montrer qu’elles le sont.

Pour le recrutement de nouveaux membres, il est important de bien comprendre la composition du comité de vérification indépendant – c’est en se faisant une idée des compétences et aptitudes, de l’expérience, du savoir-faire financier et de l’indépendance souhaités que l’on pourra établir les critères d’évaluation. Mais il est également important d’examiner la composition et le cycle de vie de l’ensemble du comité sur le plan des connaissances de ses membres relativement au ministère, au secteur public et aux finances pour répondre aux exigences du comité en matière de connaissances et de compétences et développer celles-ci.

Il faudrait constituer un organe de nomination composé de membres du comité et de l’administrateur général pour examiner la candidature de personnes d’origines très variées. Il est souhaitable que les membres du comité aient des points de vue différents, car le contraire pourrait les amener à privilégier excessivement une orientation. Il y a un nombre limité de candidats possibles et votre ministère connaît sans doute déjà les meilleurs. Les profils des membres du comité de vérification indépendant doivent être publics dans l’intérêt de la transparence et de l’information des parties concernées. L’administrateur général ne devrait nommer que les personnes qui possèdent les qualités et l’expérience voulues et chacun des membres doit être en mesure de faire un apport valable aux travaux du comité.

Gérer les activités

Un comité de vérification indépendant peut être exigeant envers un ministère : demandes d’informations détaillées cruciales sur les processus financiers, les opérations et la structure organisationnelle; interviews avec du personnel clé; accès à des opinions juridiques et financières. Il importe de répondre avec célérité et efficacité à ces demandes d’information, de distribuer l’information à l’avance en prévision des réunions et de permettre au personnel clé d’assister aux réunions au moment opportun faute de quoi le comité de vérification pourrait avoir le sentiment qu’il ne peut pas offrir des conseils judicieux. Si les réunions du comité ne sont pas bien organisées ou si le taux d’absentéisme est élevé, le temps risque d’être mal employé ou certaines questions vitales risquent de ne pas être étudiées aussi en profondeur qu’elles le devraient. Pour que le comité de vérification fasse bien son travail, il devra avoir accès à toute l’information pertinente sur les finances et les opérations du ministère, pouvoir interroger le personnel clé et rencontrer l’équipe des gestionnaires supérieurs pour s’informer et critiquer. Il faut bien gérer le comité de vérification pour qu’il donne les résultats escomptés.

La régularité des réunions influe sur les objectifs du comité et sur l’ampleur des tâches qu’il peut réaliser. Les réunions doivent être suffisamment régulières pour que le comité puisse étudier l’information en temps opportun de manière à fournir à l’avance à l’administrateur général les conseils dont il a besoin. Cependant, les réunions ne doivent pas non plus être si fréquentes que les membres du comité n’arrivent pas à répondre aux exigences qu’elles présentent.

Il est donc important d’établir le programme des réunions. Comme on l’a vu, servez-vous de la mission du comité de vérification indépendant pour voir à ce que le programme des réunions réponde aux objectifs globaux du comité de manière que le temps de celui-ci soit bien employé et que seule l’information nécessaire soit réunie. Il est aussi important de définir l’information que le comité entend examiner, les raisons de le faire et les délais de distribution de l’information. Le programme doit accorder suffisamment de temps aux questions cruciales et être distribué suffisamment à l’avance pour que les membres puissent le lire et confirmer leur présence aux réunions. Il est aussi essentiel que les membres du comité de vérification fassent leur travail et prennent connaissance de l’information avant les réunions pour bien s’acquitter de leurs fonctions de contrôle et de remise en question.

Le comité de vérification indépendant doit aussi avoir des rencontres régulières et productives avec l’administrateur général et les membres de l’équipe de gestionnaires supérieurs. Il est important de réfléchir à l’information qui sera offerte au comité de vérification indépendant et à celle que celui-ci demandera – la distinction est fine entre fournir de l’information et chercher à infléchir l’orientation des travaux. L’administrateur général devrait déterminer les séances d’information régulières qu’il entend offrir sur la déclaration des données financières, les risques et les mesures de contrôle, les opérations et l’organisation.

Un comité de vérification indépendant efficace

Le comité de vérification indépendant est un membre important de la trinité de la gestion financière, auprès du dirigeant des finances et du dirigeant de la vérification, et avec eux contribue à fournir à l’administrateur général et au ministère les outils dont ils ont besoin pour améliorer la gestion et la reddition de comptes en matière financière. Les nouvelles exigences en matière de reddition de comptes offrent une occasion unique pour le comité de vérification indépendant de contribuer à la valeur du ministère. Il faudra cependant pour cela suivre une démarche disciplinée et objective lors de la sélection des membres du comité, une structure de gestion efficace et une vision claire de la mission du comité. À PricewaterhouseCoopers, nous avons établi un plan d’examen et d’établissement d’un comité de vérification adapté aux défis qu’il aura à relever. Les principales étapes et activités nécessaires pour répondre aux besoins du ministère sont énoncées suivant une approche inclusive et consultative pour faciliter l’orientation, mais aussi pour bâtir un leadership fort.

Références

1.	Loi fédérale sur l’imputabilité de 2006, Partie 4, Supervision administrative et responsabilisation, article 261; articles 16.1, 16.2, 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
2.	Loi fédérale sur l’imputabilité de 2006, Partie 4, Supervision administrative et responsabilisation, article 260.
3.	Politique sur la vérification interne, Secrétariat du Conseil du Trésor, gouvernement du Canada, section 4, Énoncés de la politique, paragraphe 5.3.3.
4.	www.theiia.org/index.cfm?doc_id=269
5.	Loi fédérale sur l’imputabilité de 2006, partie 4, Supervision administrative et responsabilisation, article 261 modifiant les alinéas 16.4 (1) a), b) et c) de la Loi sur la gestion des finances publiques.
6.	Loi fédérale sur l’imputabilité de 2006, partie 4, Supervision administrative et responsabilisation, article 261 modifiant l’article 16.4 de la Loi sur la gestion des finances publiques.
7.	Directive sur les comités ministériels de vérification, Secrétariat du Conseil du Trésor, paragraphe 4.1, www.tbs-sct.gc.ca/pubs_pol/dcgpubs/iavi/dac-cmv_f.asp?printable=true.
8.	Politique sur la vérification interne, Secrétariat du Conseil du Trésor, gouvernement du Canada, Section 3, Contexte, paragraphe 3.2.
9.	Politique sur la vérification interne, Secrétariat du Conseil du Trésor, gouvernement du Canada, section 4, Énoncés de la politique, paragraphe 4.2.2.
10.	« Audit Committee Effectiveness – What Works Best », document préparé par PricewaterhouseCoopers et parrainé par la Fondation de recherche de l’Institut des vérificateurs internes.
11.	Le nouveau gouvernement du Canada, Plan d’action sur l’imputabilité fédérale, Une nouvelle feuille de route – Page 28.
12.	Directive sur les comités ministériels de vérification, Secrétariat du Conseil du Trésor, gouvernement du Canada, section 4, Exigences, paragraphe 4.1.
13.	Le nouveau gouvernement du Canada, Plan d’action sur l’imputabilité fédérale, Une nouvelle feuille de route – Page 32.
14.	Directive sur les comités ministériels de vérification, Secrétariat du Conseil du Trésor, gouvernement du Canada, section 4, Exigences, paragraphe 4.3.1.
15.	Directive sur les comités ministériels de vérification, Secrétariat du Conseil du Trésor, gouvernement du Canada, section 4, Exigences, paragraphe 4.3.4.

Tous droits réservés © 2006 CCAF-FCVI
Politique de confidentialité