Plusieurs idées visant l'amélioration des rapports publics sur la performance (RPP) ont été avancées au congrès sur la gestion de la performance, tenu à Victoria, en C.-B., les 16 et 17 janvier 2007.

• Ce congrès, qui avait pour thème Adopter des pratiques exemplaires en matière de gestion de la performance dans le secteur public, a été présidé par le directeur général de la CCAF-FCVI, Michael Eastman. La CCAF-FCVI y a organisé une séance d'une demi-journée, et a profité de cette occasion pour souligner les principales constatations découlant de son récent travail de recherche.
  
  
• Le message lancé par la CCAF-FCVI se résume essentiellement à ceci : si l'on veut que l'information sur la performance soit des plus utiles, on doit prendre en compte les besoins des utilisateurs des rapports – c'est-à-dire ceux des législateurs, des médias et des citoyens.
  
  
• Pour renforcer ce message, on a ouvert le congrès avec une séance en table ronde à laquelle ont participé quatre utilisateurs des RPP :
  
  • Arn van Iersel, vérificateur général par intérim de la Colombie-Britannique;
  • Rob Fleming, député provincial (Victoria-Hillside), et président du comité permanent sur les comptes publics de la Colombie-Britannique;
  • Ken Stewart, conseiller municipal du district de Maple Ridge, et ancien député provincial; et,
  • Paul Willcocks, chroniqueur politique pour le Times Colonist de Victoria et le Vancouver Sun.

• Après que les congressistes ont entendu les propos de ce groupe d'experts, ce fut au tour de Rona Shaffran de prendre la parole. Directrice principale au Bureau du vérificateur général du Canada, elle a été détachée à la CCAF-FCVI en 2005 pour assurer les fonctions de conseillère en recherche. M^me Shaffran a présenté aux congressistes un exposé sur l'accroissement non seulement de la demande pour de l'information sur la performance, mais aussi de l'utilisation de cette information.
  
  
• Ensuite, Geoff Dubrow, directeur du développement des capacités à la CCAF-FCVI, a abordé la question de l'adaptation des rapports sur la performance afin qu'ils répondent mieux aux préoccupations des destinataires visés.

En présentant les membres de la table ronde, Michael Eastman a souligné que les organisations publiques s'acquittent de leur obligation de rendre compte au sujet de leurs activités en produisant des rapports sur la performance destinés aux représentants élus et au public, ainsi qu'à des intermédiaires comme les groupes d'intérêts et les médias. En s'appuyant sur cette information, les représentants élus et le public peuvent à leur tour obtenir des comptes rendus de la part du gouvernement.

Il a mentionné que si les organisations conçoivent leurs initiatives en matière de gestion de la performance en réfléchissant aux besoins de ces destinataires – c'est-à-dire en réfléchissant à l'information à publier et aux destinataires à cibler – elles adopteront des processus de gestion de la performance qui tiennent compte de cet objectif.

« Si nous percevons le rapport public sur la performance comme l'un des extrants clés de nos activités de gestion de la performance, a-t-il dit, nous serons mieux en mesure de concentrer nos activités de gestion de la performance sur des enjeux qui préoccupent nos dirigeants et les citoyens. »

LE GROUPE D'EXPERTS ESTIME QU'IL FAUT AMÉLIORER LA PRÉSENTATION DE L'INFORMATION

Le vérificateur général par intérim de la Colombie-Britannique, Arn van Iersel, fait remarquer que la Colombie-Britannique et l'Alberta se sont démarquées comme chefs de file en matière de reddition de comptes. Cependant, il souligne que la vision initiale d'une reddition de comptes améliorée en C.-B. - cette vision qui a permis de mettre l'accent sur l'amélioration de l'information sur la performance - a déjà dix ans ! Aujourd'hui, pense-t-il, cette vision n'a plus autant de vent dans les voiles. « Nous devons investir plus d'efforts à ce chapitre en poussant encore plus loin la vision initiale et en agissant de sorte que la Colombie-Britannique maintienne son rôle de leader en matière d'information sur la performance et de reddition de comptes » a-t-il précisé.

Voici les enjeux clés qui ont été relevés : répondre aux besoins des législateurs; favoriser l'établissement d'un lien entre une information crédible et les objectifs énoncés; et mieux expliquer au public les résultats liés à la performance organisationnelle, ainsi que l'engagement de l'organisation face à l'obtention de ces résultats.

M. van Iersel affirme que son bureau appuierait l'amélioration de l'information sur la performance en élaborant des exemples de pratiques exemplaires, en travaillant de sorte à ce qu'on renforce l'utilisation des rapports par les comités législatifs, en surveillant l'application en C.-B. du nouvel énoncé de pratiques recommandées du CCSP portant sur les rapports de performance, et en assurant un leadership continu au chapitre de la certification des rapports annuels.

Le député provincial Rob Fleming a abordé la question des rapports publics sur la performance du point de vue d'un législateur. À son avis, les législateurs sont « comme le canari dans la mine de charbon » de la publication de l'information sur la performance - c'est-à-dire si les législateurs n'utilisent pas les RPP, le public n'utilisera probablement pas, lui non plus, ces rapports. Il ajoute qu'en général, les travaux de recherche ont démontré que les députés provinciaux n'utilisent pas réellement ces rapports.

• Un grand nombre de députés provinciaux n'accordent pas beaucoup de valeur au travail effectué en comité – et ce n'est probablement pas demain la vieille du jour où cela va changer.
• Il y a un manque de crédibilité associée à l'information publiée dans les rapports sur la performance.
• Le gouvernement exerce ses activités dans des zones grises où il est difficile d'établir de bonnes mesures de performance.

M. Fleming dit que le comité des comptes publics de la C.-B., qu'il préside, se penchera de nouveau sur la question des rapports sur la performance afin de voir ce qu'il peut faire pour lui donner un nouveau souffle. Il ajoute que le comité travaillera aussi avec le Vérificateur général pour renforcer la publication de l'information; à titre d'exemple, le CCP a l'intention de collaborer avec le Vérificateur général et la CCAF-FCVI pour produire une rétrospective sur la publication de l'information sur la performance en Colombie-Britannique.

SIX QUESTIONS

Ken Stewart a fait connaître aux congressistes ses « Six questions en matière de reddition de comptes ». Il a élaboré ces questions voilà déjà quelques années lorsqu'il travaillait à une initiative sur la privatisation, et les a utilisées pendant son mandat comme président du comité permanent sur les sociétés d'État au cours de la dernière législature en C.-B. pour veiller à ce que les organismes d'État s'acquittent de leur obligation de rendre compte. Les six questions reflètent essentiellement les principes guidant la présentation de l'information que la Colombie-Britannique a adoptés.

Voici les six questions :

1. Dites-nous ce que vous faites.
2. Dites-nous pourquoi vous le faites.
3. Qui vous a demandé de faire cela ?
4. Montrez-nous que vous faites ce que vous dites que vous faites.
5. Prouvez-le.
6. Quels sont vos projets pour l'avenir ?

M. Stewart a dit que ces questions pourraient servir de cadre référentiel pour assurer une bonne présentation de l'information sur la performance.

Selon le chroniqueur politique Paul Willcocks, la plupart des journalistes n'utilisent pas les rapports publics sur la performance – en partie, parce que les journalistes ont tendance à être paresseux comme tout le monde, mais surtout parce que ces rapports ne sont pas utiles.

Il a dit que quelques organisations produisent de bons rapports (à son avis, la BC Lottery Corporation effectue un excellent travail au chapitre de présenter de l'information sur ce qu'elle tente d'accomplir, sur la façon dont elle accomplit ce travail, et sur les raisons qui la motivent à agir ainsi). Mais dans l'ensemble, la situation « n'est pas bonne ».

Une des raisons qui expliquent cette réalité c'est que les gestionnaires, surtout dans l'administration gouvernementale, veulent « un peu plus de marge de manœuvre » lorsqu'il s'agit des cibles de performance, et c'est pourquoi ils ont tendance à fixer des cibles trop vagues. À titre d'exemple, un ministère de la C.-B. s'est fixé comme objectif d'obtenir « une réduction » quant à un indicateur particulier, et a ensuite déclaré réussite lorsqu'il n'avait obtenu en fait qu'une petite réduction. Ce genre d'information ne s'avère pas très utile aux journalistes.

Selon M. Willcocks, la publication de l'information sur la performance en Colombie-Britannique s'est affaiblie avec le temps. Par exemple, un ministère est passé de 35 indicateurs de performance en 2002, à seulement 9 aujourd'hui – et ce, tout en triplant le nombre de pages de son rapport. Il incite les députés provinciaux à exercer de la pression pour améliorer l'information sur la performance; à son avis, il est de l'intérêt à la fois du parti au pouvoir et de l'Opposition d'exiger des réponses sur la performance du gouvernement.

LE CITOYEN MOYEN VEUT UNE INFORMATION PERTINENTE

Dans son exposé, Rona Shaffran a exploré les résultats publiés en 2006 dans le rapport de recherche de la CCAF-FCVI intitulé Utilisateurs et utilisations. Vers la production et l'utilisation d'une meilleure information sur la performance. Points de vue et solutions.

Au cours de ce travail de recherche, on a constaté que les utilisateurs visés par les RPP - les législateurs, les médias, et le public - n'utilisent guère l'information publiée sur la performance. Bien que ces destinataires s'intéressent à la performance du gouvernement :

• les RPP ne sont pas rédigés selon leur point de vue;
• les auteurs des RPP ne tiennent pas compte des besoins des destinataires;
• l'information présentée est généralement peu pertinente; et
• le vocabulaire et le format utilisés rendent l'information difficile à comprendre.

M^me Shaffran dit que le citoyen moyen utilise peu les RPP, mais utilisera l'information sur la performance du gouvernement lorsque cette information le touchera ou l'aidera à prendre une décision importante. Elle a dit que les universitaires, les chercheurs et les groupes d'intérêts publics utilisent parfois ces rapports. Quant aux organismes non gouvernementaux, ils pourraient utiliser ces rapports dans les cas suivants :

• élaboration des politiques et défense des intérêts;
• surveillance du gouvernement face aux engagements et aux recommandations;
• évaluation de l'état de préparation du gouvernement et sa capacité à réagir aux questions du jour;
• études de marketing; et,
• surveillance de l'utilisation des programmes gouvernementaux.

« Le temps est venu pour les gouvernements de présenter une information sur la performance qui intéresse monsieur et madame tout le monde », précise-t-elle. En prenant en compte le point de vue du public à l'égard de l'information sur la performance, les gouvernements pourraient obtenir de nouvelles perspectives.

M^me Shaffran affirme qu'au chapitre de l'information sur la performance gouvernementale, les besoins des législateurs, des médias et du public diffèrent de ceux des gouvernements. Les producteurs de rapports sur la performance devraient donc s'informer des besoins des utilisateurs afin de produire un rapport qui s'adresse vraiment à eux.

PLAN D'ACTION DE LA CCAF-FCVI

Geoff Dubrow, directeur du développement des capacités à la CCAF-FCVI, dit être encouragé par les suggestions avancées par les membres du groupe d'experts au chapitre de faire avancer la publication de l'information sur la performance en Colombie-Britannique. Pour aller de l'avant, il estime qu'il faudra vraisemblablement que le gouvernement se concentre davantage sur les besoins des utilisateurs des rapports sur la performance. Par ailleurs, les utilisateurs devraient se montrer plus actifs dans la création d'une demande pour de l'information pertinente en matière de performance, et dans l'utilisation visible de l'information contenue dans les RPP pour examiner en profondeur les activités du gouvernement.

M. Dubrow informe les congressistes que la CCAF-FCVI travaille sur plusieurs fronts pour aider à réaligner l'« offre » en matière de rapports publics sur la performance avec la « demande » de la part des utilisateurs pour une telle information.

À titre d'exemple, la CCAF-FCVI incite les CCP et autres comités législatifs, qui constituent des utilisateurs de RPP, à :

• évaluer l'état des rapports publics sur la performance afin de formuler des recommandations à l'intention du gouvernement quant aux étapes suivantes que celui-ci devra franchir;
• donner de la rétroaction au gouvernement quant au contenu et à la lisibilité des rapports; et
• donner de la rétroaction au gouvernement quant aux besoins des autres utilisateurs.

Quant aux médias, voici les projets qu'envisage la CCAF-FCVI :

• établir des groupes d'entretien en profondeur afin d'évaluer les besoins des médias en tant qu'utilisateurs des RPP;
• effectuer de la recherche et relever les pratiques exemplaires en matière de publication d'information destinée aux médias;
• évaluer l'utilité pour les médias de certains RPP et donner une rétroaction au gouvernement; et,
• présenter des RPP à des journalistes clés, noter leurs commentaires quant à l'utilité de ces rapports, et communiquer cette information au gouvernement.

De plus, la CCAF-FCVI prévoit aussi mettre sur pied des groupes d'entretien en profondeur pour évaluer les besoins du public et des organismes non gouvernementaux à l'égard des RPP, et d'effectuer de la recherche afin de relever les pratiques exemplaires en matière de présentation de l'information destinée au public. Avec la collaboration des écoles d'administration publique, la CCAF-FCVI demandera aux étudiants (aux futurs dirigeants d'ONG) d'évaluer l'utilité des rapports sectoriels dans plusieurs administrations.

Enfin, la CCAF-FCVI facilitera les prises de décision au gouvernement à l'égard de la façon d'améliorer la présentation de l'information sur la performance en leur signalant les pratiques exemplaires relevées au Canada et à l'étranger, en leur communiquant la rétroaction reçue des utilisateurs consultés, et en leur présentant des occasions de tenir des communications à faible risque avec les utilisateurs.

En produisant un rapport sur chacun de ces travaux, la CCAF-FCVI espère fournir aux producteurs de rapports ainsi qu'aux utilisateurs de ceux-ci des idées solides pour leur permettre de transformer le RPP en outil fort utile pour la reddition de comptes.

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