LES TENDANCES EN MATIÈRE D'UTILISATION DE L'INFORMATION SUR LA PERFORMANCE
Les congressistes entendent le point de vue des législateurs, des vérificateurs et des hauts fonctionnaires
Les fonctionnaires ont rarement l'occasion d'entendre les vérificateurs et les législateurs législatifs parler franchement à propos de la façon dont ces derniers utilisent l'information sur la performance du gouvernement. Le récent congrès auquel a participé la CCAF-FCVI leur a justement fourni cette occasion.
Dans le présent bulletin L'Informateur, nous résumons, sous forme d'énumération facile à lire, les moments importants de plusieurs séances du congrès, intitulé : Re-energize: The 2006 Summit on Results-Based Management (Ré-énergisation. Sommet de 2006 sur la gestion axée sur les résultats). Le congrès a eu lieu à Victoria, en C. B., les 8 et 9 mai derniers.
Note : Pour obtenir de plus amples renseignements et accéder à quelques-uns des exposés présentés par les conférenciers, visitez le site Web du congrès : www.reenergize.ca.
Trouver les champions politiques
Le directeur général de la CCAF-FCVI, Michael Eastman, a présidé un groupe d'experts qui s'est intéressé à la façon dont les dirigeants politiques utilisent l'information sur la performance. Le groupe était composé de :
- Rita Dionne-Marsolais, députée à l'Assemblée nationale du Québec et présidente de la Commission de l'administration publique;
- Ken Stewart, ancien député à l'Assemblée législative de la C.-B., ancien président du Comité des sociétés d'État de la C.-B. et actuellement conseiller pour la municipalité de Maple Ridge, en C.-B.;
- Fred Dunn, vérificateur général de l'Alberta
- Doug Griffiths, député à l'Assemblée législative de l'Alberta et vice-président du Comité permanent des comptes publics de l'Assemblée.
Michael Eastman
 Le récent travail de recherche de la CCAF-FCVI sur les comités de surveillance parlementaire a permis de constater que les comités doivent avoir accès à de l'information crédible, fiable et appropriée.
- Les comités ont tendance à se concentrer sur les rapports du vérificateur législatif plutôt que sur ceux préparés par le gouvernement parce que les rapports du vérificateur législatif sont plus compréhensibles et ont tendance à porter sur des questions qui intéressent les législateurs.
- Dans le cadre de son travail de recherche sur les « utilisateurs et les utilisations », la CCAF-FCVI s'est intéressée à la façon dont les législateurs, les médias et le grand public utilisent les rapports produits et publiés par le gouvernement concernant sa performance.
- Bon nombre de gouvernements au Canada ont investi énormément de temps et de ressources dans la publication d'information sur leur performance.
- Cependant, les principaux destinataires visés par ces rapports sur la performance – les législateurs, les médias et le public – ne les utilisent généralement que très peu.
- Nous avons relevé six raisons qui font que les législateurs n'ont pas tendance à utiliser les rapports sur la performance :
- Les rapports sur la performance ne reflètent pas les intérêts ni la vision du monde des législateurs;
- Les législateurs ont l'impression que les rapports sur la performance manquent de crédibilité;
- Le système n'offre que peu de récompenses ou d'encouragements aux législateurs qui examinent en profondeur la performance du gouvernement;
- Les législateurs sont surchargés d'information et disposent de temps limité pour en prendre connaissance;
- Les législateurs ont besoin de personnel pour les aider à utiliser efficacement les rapports sur la performance;
- Les rapports sur la performance ne sont pas rédigés du point de vue d'un législateur.
- Les auteurs de rapports sur la performance pourraient communiquer avec les utilisateurs afin de déterminer quelle information les utilisateurs ont besoin de retrouver dans les rapports, et apporter des solutions pratiques pour répondre à ces besoins.
- Ils pourraient concevoir les rapports de façon à y inclure le point de vue de l'utilisateur et encourager une utilisation accrue des rapports sur la performance.
- Pour le gouvernement, la « récompense » serait de produire de l'information qui est utilisée parce qu'elle a de la valeur.
- Ce genre de pratique pourrait accroître le niveau de confiance qui règne entre le gouvernement, les législateurs, les médias et le public.
Rita Dionne-Marsolais
 Il y a un manque de confiance majeur de la part du public envers le gouvernement.
- Par conséquent, nous devons mieux communiquer au public, en termes simples, les défis que nous avons à relever, et à quel point il est important d'y faire face.
- La Commission de l'administration publique (CAP) du Québec tente de jouer un rôle aux plans suivants :
- Réduire ou stopper la croissance des dépenses publiques;
- Revoir les budgets de dépenses et les affecter aux services prioritaires (p. ex : la santé et l'éducation)
- S'assurer que les fonds publics sont gérés et utilisés de façon responsable.
- Le plan de modernisation de la fonction publique du Québec a permis :
- d'évoluer d'une culture axée sur le traitement vers une culture axée sur les résultats;
- d'assurer l'optimisation des ressources (plutôt que d'en revoir l'affectation);
- de s'assurer que les gestionnaires rendent des comptes devant le Parlement.
- La CAP du Québec est impartiale; le président (issu de l'Opposition) et le vice-président (issu du gouvernement) ont publié des communiqués conjoints clairs et impartiaux.
- Voici les outils dont dispose la CAP :
- Un examen mensuel des engagements financiers des ministères s'élevant au-delà de 25 000 $;
- Des discussions avec le vérificateur général à propos de son rapport semi-annuel déposé devant l'Assemblée;
- Des audiences avec les sous-ministres concernant leurs rapports de gestion annuels par rapport à leur plans stratégiques quadriannuels.
- Les législateurs proviennent d'une variété de milieux :
- La terminologie utilisée dans la fonction publique peut leur sembler intimidante;
- Les fonctionnaires doivent les aider à comprendre.
Ken Stewart
 Le comité sur les sociétés d'État de la C.-B. a défini 11 critères qu'il utilise pour étudier les rapports annuels et les plans de service des organisations qu'il examine.
- Ces critères sont compatibles avec les 9 principes élaborés par la CCAF-FCVI pour améliorer la publication de l'information sur la performance.
- Le comité a demandé aux organisations de fournir leurs rapports annuels et plans de service deux semaines avec de comparaître devant lui.
- Il est difficile d'inciter les députés à lire ces rapports.
- Lors des audiences, le comité se concentre sur ces questions principales :
- Que faites-vous ?
- Pourquoi le faites-vous ?
- Qui vous a dit de le faire ?
- Démontrez-nous que vous faites bien ce que vous dites.
- Prouvez-le (avec des mesures à l'appui).
- Quel est votre plan pour le futur ?
Fred Dunn
- En 1993, la commission albertaine de révision des pratiques financières recommande une meilleure reddition de comptes de la part du gouvernement.
- La Government Accountability Act (loi sur la reddition de comptes) de 1995 a imposé certaines exigences, dont :
 un plan fiscal et un budget consolidé pour l'ensemble des activités du gouvernement;
- un plan d'affaire pangouvernemental triennal;
- un plan consolidé d'immobilisations
- des rapports financiers trimestriels (mise à jour des prévisions financières);
- un rapport annuel comportant des états financiers consolidés.
- La loi exige aussi de la part des ministères qu'ils produisent les documents suivants :
- des plans d'affaires triennaux;
- des rapports annuels comportant un plan financier consolidé, des indicateurs de performance et une analyse des résultats.
- Les plans d'affaires sont utilisés par les sous-ministres en prévision des débats sur les prévisions budgétaires à l'Assemblée législative.
- Les rapports annuels sont soumis au comité des comptes publics pour que ce dernier les étudie et interroge des témoins à ce propos.
Doug Griffiths
- Le Comité des comptes publics de l'Alberta :
- contribue à veiller à ce que le gouvernement rende compte de ses politiques et activités d'opération ainsi que de la gestion et de l'utilisation des ressources publiques;
- se préoccupe de l'optimisation des ressources dans l'administration des politiques gouvernementales et non pas des politiques;
 Les membres du Comité utilisent l'information contenue dans les rapports annuels des ministères pour :
- obliger les gestionnaires à rendre des comptes concernant les résultats atteints et l'utilisation des ressources publiques;
- évaluer si les ressources sont dépensées de façon optimale
- éclairer les futurs débats et décisions concernant les politiques
- Les questions des membres portent essentiellement sur :
- Les buts, les stratégies et les actions :
- Pourquoi étaient-ils/elles efficaces ? Comment le ministère le sait-il ?
- Les indicateurs de performance :
- Les résultats sont-ils adéquats ? Sinon, qu'allez-vous changer ?
- Les cibles sont-elles appropriées ?
- Les types d'indicateurs de performance utilisés sont-ils appropriés pour évaluer la performance (intrants, extrants, aboutissements) ?
- Les résultats financiers :
- Quelles sont les raisons qui expliquent les écarts importants par rapport au budget ?
- Le Comité des comptes publics de l'Alberta :
- doit continuer à améliorer ses pratiques en matière de révision et d'utilisation de l'information sur la performance;
- prévoit examiner les rapports de performance des organismes, offices et commissions du gouvernement.
Innovations et approches favorisant un gouvernement axé sur les résultats aux niveaux de l'exécutif et de la direction
Grant Robertson
 Liaison ministérielle du Alberta Finance
- En Alberta, la Government Accountability Act (loi sur la reddition de comptes) de 1995 a donné lieu à la publication de « Measuring Up » :
- Il s'agit du premier rapport annuel sur la performance en Alberta et au Canada;
- A été mis en oeuvre pendant une période de contrainte, de crise;
- Le leadership à partir du sommet est essentiel.
- Énoncé dans le budget de l'Alberta pour 1995;
- Points de repère, cibles.
- Principales préoccupations actuelles :
- Produire une information plus stratégique, moins opérationnelle
- Établir un lien avec de l'information plus détaillée (afin d'être en mesure d'examiner les questions plus en profondeur)
- Introduire des normes :
- Le vérificateur général produira son rapport en se fondant sur des normes
- Le ministère des Finances doit veiller à ce que ces normes soient mises en application
- Rapports conviviaux :
- Objectif : des rapports plus courts, plus conviviaux
- Utilisation de nouvelles technologies
- Défis :
- Surplus budgétaires : il est difficile d'obtenir une réponse de la part du système;
- Comment établir un lien entre les extrants du gouvernement et ses résultats ?
- Comment se concentrer sur seulement quelques indicateurs et quelques objectifs ?
- Comment consolider les indicateurs de performance non financière ?
- Comment reconnaître et décrire des objectifs politiques légitimes ?
- Comment combler l'écart au chapitre des différences de langage entre les niveaux politiques et administratifs ?
- Qui écoute ?
- Comparer l'attention accordée au budget avec celle accordée aux rapports sur la performance
- Incapable d'intéresser les médias à moins qu'il n'y soit question d'une « catastrophe ».
- Leçons :
- Besoin d'un champion politique
- L'administration doit joindre le geste à la parole
- Rester simple, concis
- Il faut l'utiliser ou le perdre
- Accepter l'ambiguïté
- Viser les bonnes cibles
Gouvernance : adopter une approche axée sur les résultats en matière de gouvernance dans les organismes et offices du gouvernement
Brenda Eaton
 Présidente de la B.C. Housing
- Il est difficile de pratiquer adéquatement la gestion et l'évaluation de la performance, tout particulièrement dans la fonction publique.
- Quoi évaluer ? Trop d'éléments.
- Mais, cette gestion et évaluation sont toujours aussi essentielles
- S'attaquer à ce qui est réellement important pour l'organisation, même si cela semble pratiquement impossible à accomplir.
- Accomplissements de la B.C. Housing :
- excellent alignement des relations de travail entre le ministre, l'organisation et le personnel;
- partage de l'information;
- peu d'indicateurs;
- se concentrer sur les domaines d'importance primordiale;
- données concrètes liées à la performance organisationnelle.
- Domaines à travailler :
- obtenir de l'information significative de la part de l'organisation
- porter une attention équivalente aux principales questions, pas seulement aux « nouvelles problématiques »
- procéder à une évaluation comparative des cibles réalistes, non seulement par rapport à l'année précédente, mais aussi par rapport à d'autres organisations.
Assurance ou certification : quel est son rôle au sein d'un gouvernement qui progresse vers une gestion axée sur les résultats ?
Ron Salole
 Vice-président de l'Institut canadien des comptables agréés
- Le groupe de travail sur la publication de l'information sur la performance de l'ICCA a été créé en avril 2004 pour produire l'ébauche d'un énoncé des pratiques recommandées concernant la publication de l'information sur la performance, fondé sur les principes de la CCAF-FCVI.
- Justification : la publication de rapports complets sur la performance peut s'avérer un outil puissant pour promouvoir une meilleure compréhension et de meilleurs débats sur la façon dont les ressources ont été utilisées, sur ce qui a été accompli par rapport à ce qui avait été planifié, et sur comment améliorer la performance.
- En revanche, cette compréhension et cette discussion peuvent contribuer à :
- améliorer le système de gouvernance;
- améliorer la gestion;
- prendre de meilleures décisions;
- accroître la confiance du public.
- L'accent est mis sur le contenu et non sur la structure des rapports sur la performance.
- Publier de l'information aussi bien sur la performance financière que sur celle dite non financière.
- Il s'agit d'un cadre référentiel - et non d'une exigence - quant à la nature et à l'étendue de l'information à divulguer.
- Les praticiens soutiennent habituellement les efforts pour fournir une orientation.
- Les vérifications sont plus désirées que prévu.
- Il existe une variété de points de vue au sujet des utilisateurs et de leurs besoins - il est nécessaire d'améliorer l'orientation dans ce domaine.
- Différents stades de préparation constatés chez les entités qui auraient à utiliser ces rapports complets sur la performance.
Nota : L'ICCA a publié cet énoncé des pratiques recommandées concernant la publication de l'information sur la performance en juin 2006.
 Ronda White
Vérificatrice générale adjointe, Alberta
- Le Bureau du vérificateur adjoint de l'Alberta produit des rapports de vérification sur les indicateurs de performance du gouvernement et de ses 24 ministères.
- Il fournit une assurance quant à l'information sur la performance parce que :
- les utilisateurs dépendent de l'information publiée sur la performance pour évaluer la performance (p. ex. : l'optimisation des ressources) et pour prendre les décisions importantes.
- l'assurance confère plus de crédibilité à l'information sur la performance
- Actuellement, les rapports :
- servent à vérifier si les indicateurs sont fiables, comparables, compréhensibles et complets par rapport au plan d'affaire;
- ne contiennent aucune opinion à savoir si l'ensemble des indicateurs sont suffisamment pertinents et exhaustifs pour évaluer la performance du ministère concernant l'atteinte de ses objectifs.
- Le comité des comptes publics commence à utiliser l'information, mais celle-ci est-elle utile pour le public et les autres parties prenantes ?
- Prochaines étapes ?
- Il est nécessaire d'évaluer l'état de la gestion axée sur les résultats et de la publication de l'information sur la performance et de mesurer le niveau d'assurance requise pour l'information sur la performance.
- L'information est-elle utilisée et l'utilisateur requiert-il une assurance ? Si oui, quel niveau d'assurance est requis ?
- Évaluation de la pertinence et de l'exhaustivité ? Si oui, quand et comment ?
- Assurance pour l'ensemble de l'information et des rapports sur la performance ?
- Coût-avantage de fournir une assurance sur l'information sur la performance pour à la fois l'auteur et le vérificateur ?
Susan Jennings
 Vérificatrice générale adjointe, Colombie-Britannique
- La Budget Transparency and Accountability Act (loi sur la transparence et la reddition de comptes en matière de budget) de la C.-B. exige de la part des ministères et des sociétés d'État qu'elles rendent publics les rapports sur leur performance.
- Le public n'utilise que très peu ces rapports parce qu'ils manquent de crédibilité.
- Par conséquent, les fonctionnaires ne veulent pas les produire.
- Le Bureau du vérificateur général de la C.-B. répond à une demande du comité des comptes publics, entre autres, pour l'obtention d'une assurance provenant d'une tierce partie concernant la fiabilité de l'information.
- L'assurance correspond à un processus pour accroître la crédibilité de l'information contenue dans les rapports
- La demande pour de l'assurance n'existe pas seulement en C.-B., mais ailleurs au Canada, en Europe et aux États-Unis.
- Le Bureau du vérificateur général de la C.-B. procède à des évaluations annuelles de la qualité de l'information sur la performance publiée et produit un rapport sur ses constatations.
- Le Bureau est d'avis que le rapport annuel de Worksafe BC pour l'année 2004 constitue un document de pointe.
- Il s'agit d'un nouveau domaine et il y en encore beaucoup à apprendre.
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